Case Study: Shipper ลดเวลาการอนุมัติการเข้างานได้ถึง 87% ได้อย่างไร

ความท้าทาย

Shipper เป็นองค์กรให้บริการด้านโลจิสติก และคลังสินค้าในอินโดนีเซีย ที่พบเจอปัญหาแบบบริษัททั่วไปคือการจัดการการเข้างานของพนักงานปฏิบัติการ และการหาคนเข้ากะ ซึ่งสิ่งเหล่านี้ควรเป็นเรื่องง่าย และมีประสิทธิภาพ เพราะมันส่งผลกระทบถึงเรื่องการทำจ่ายที่ถูกต้อง และแม่นยำ รวมไปถึงการมองเห็นภาพรวมในคลังสินค้าทุกๆสาขา

ผลลัพธ์

Workmate ช่วยให้ Shipper รวบรวมข้อมูลเวลาการเข้ากะไว้ที่ส่วนกลาง สามารถมั่นใจในเรื่องของความแม่นยำ และเพิ่มประสิทธิภาพในเรื่องการทำจ่าย Shipper ลดเวลาการกดอนุมัติการเข้างานได้ถึง 87% และลดตารางงานที่ผิดพลาดจาก 30% ถึง 1%.

เรื่องราวของลูกค้า

การมองหาระบบใหม่เพื่อรองรับการเติบโต

Shipper เป็นองค์กรที่ให้บริการโลจิสติก และคลังสินค้าที่เติบโตอย่างรวดเร็ว มีคลังสินค้าอยู่ทั่วอินโดนีเซีย โดยใช้เทคโนโลยีเป็นหลัก พวกเขาตั้งเป้าหมายที่จะปรับระบบ โลจิสติกในอินโดนีเซียให้เป็นระบบดิจิทัล เพื่อขยายตัวอย่างมีประสิทธิภาพ

ลูกค้าของ Shipper เช่นอีคอมเมิร์ซ และธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม วางใจพวกเขาเพราะเป็นทางออกในการทำ อีโลจิสติก ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องการจัดการคลังสินค้า และส่งมอบวันต่อวัน ทำให้พวกเขาต้องรองรับการขยายตัวด้วยการรับรองว่ามีพนักงานปฏิบัติการที่เพียงพอ สำหรับการเติบโตไปพร้อมๆ กับความต้องการของลูกค้า

Shipper มีคลังสินค้ามากกว่า 200 แห่ง ซึ่งก่อนหน้าได้ใช้ระบบหลากหลายในการติดตามการเข้างานของพนักงาน โดยมีขั้นตอน และวิธีการที่แตกต่างกันไปในแต่ละแห่ง ตัวอย่างเช่น บางแห่งใช้การจดเวลาในกระดาษ หรือการแสกนนิ้วมือ เลยทำให้เกิดความยุ่งยาก และส่งผลถึงความต้องการของลูกค้าในแต่ละแห่ง 

ระบบพวกนี้ไม่มีปัญหาในตอนแรกๆ แต่มันยุ่งยากขึ้นเรื่อยๆที่จะให้เห็นภาพชัดเจนของคลังสินค้าทุกแห่งในเรื่องของประสิทธิภาพการทำงาน และผลงานของพนักงานระบบปฏิบัติการ เมื่อบริษัทเติบโต
การทำงานของแผนกบุคคลก็เพิ่มมากขึ้นเมื่อองค์กรมีการเติบโตอย่างรวดเร็ว และทีม HR ได้ใช้เวลาส่วนมากไปกับการทบทวนการทำจ่ายจากข้อมูลการเข้างาน Shipper เลยเริ่มหาทางออกกับสิ่งที่ทำให้การทำงานพวกนี้ง่ายขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพไปกับการเติบโตขององค์กร

พาร์ทเนอร์ที่ช่วยสร้างผลลัพธ์ที่ดี

ในขณะที่ Shipper เป็นองค์กรที่ใช้เทคโนโลยีเป็นสำคัญ จึงเข้าใจว่าต้องหาคนมาช่วยในเรื่องของการวางแผนระบบแบบใหม่ที่เหมาะกับความต้องการของธุรกิจ ในช่วงแรก ทีมโปรดักส์ ทีมข้อมูล ทีมปฏิบัติการ และทีมจากฝ่ายบุคคล ได้ทำงานร่วมกับ ทีมโปรดักส์ และทีมดูแลความสำเร็จของลูกค้า จาก Workmate เพื่อเข้าใจถึงขั้นตอนการทำงาน และวางแผนการเปลี่ยนแปลงเมื่อมาใช้บริการของ Workmate โดยทีมงานลงพื้นที่เพื่อสังเกต และเข้าใจการทำงานของพนักงานปฏิบัติการของ Shipper

“เราเคยใช้ระบบจัดการพนักงาน และ เครื่องมือ HRMS แต่สิ่งที่แตกต่างคือ Workmate ฟังและทำความเข้าใจเกี่ยวกับความท้าทายที่เรามี และพร้อมที่จะลงมือไปกับเรา การเปลี่ยนระบบให้เป็นดิจิทัลทั้งหมดนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย ต้องเข้าใจความท้าทายขององค์กรจริงๆเพื่อแก้ปัญหาในสิ่งที่เราต้องการได้” กล่าวโดย Anggita Karista, Shipper’s VP of People Operations. 

การเปลี่ยนเแปลงนี้ต้องทำให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าของ Shipper รวมไปถึงขยายการใช้งานไปในคลังสินค้าทุกแห่ง เริ่มจากการทดลงใช้ในคลังสินค้า 2 แห่งที่ใช้ระบบของ Workmate กับพนักงานคลังสินค้าทั้งหมด ทำให้พวกเขากดเข้า และออกงานได้อย่างง่ายดายจากโทรศัพท์มือถือของพนักงานเอง จึงสามารถจับเวลาการเข้างานจริงได้อย่างตรงเวลา

จากความสำเร็จของการทดลองใช้งานโดยการใช้ระบบดิจิทัลในการเข้างาน และการสังเกตปฏิกิริยาของพนักงานทำให้ ทีมWorkmate สามารถนำระบบไปใช้ได้สำหรับพนักงานทุกคนในคลังสินค้า

ทางออกที่ออกแบบมาเพื่อผลลัพธ์

ในแอพลิเคชั่นสำหรับพนักงานของ Workmate พนักงานสามารถจัดการตารางงานและกดเข้างานได้ในที่เดียว Shipper จึงไม่ต้องลงทุนซื้อเครื่องกดเข้างานจำนวนมาก และพนักงานก็สามารถที่จะกดเข้างานได้ตรงตามเวลาที่ถูกต้อง สิ่งนี้ช่วยให้รวมบันทึกการเข้างานทั้งหมดไว้ที่ส่วนกลางในแพลตฟอร์มเดียว ทำให้ทีม HR และผู้จัดการระดับสูงได้รับรายงานในเรื่องการจัดการพนักงานจากทุกคลังสินค้าได้ในทันที ความท้าทายคือการหาวิธีทำง่ายที่สุดให้พนักงานเข้าใจและนำไปใช้ได้.

อย่างไรก็ตามจากการสังเกตพฤติกรรมของพนักงาน Workmate พบว่าระบบการรับเข้างานเป็นเรื่องไม่ยุ่งยากเลย เพราะทีมดูแลความสำเร็จของลูกค้าที่ลงไปดูงาน สามารถช่วยได้มากกับการปรับเปลี่ยน และทำให้พนักงานเข้าใจว่าพวกเขาต้องทำอย่างไรกับการใช้ระบบนี้

Workmate สามารถช่วยพัฒนา และช่วยเหลือการทำงานของ Shipper จากการร่วมมือ รวมถึงการลงไปดูหน้างาน ทำให้ทาง Shipper สามารถลดเวลาการทบทวนยอดการทำจ่าย และมั่นใจได้ว่ามีความแม่นยำจากข้อมูลตารางงานที่ได้มา

Anggita Karista กล่าวเกี่ยวกับผลลัพธ์ของธุรกิจว่า “ผลลัพธ์ที่ได้มันเยี่ยมมากตั้งแต่เริ่มใช้ เราไม่ได้คาดหวังการเข้างานที่แม่นยำจากโลจิสติกเลย แต่ตอนนี้เราไม่ต้องเสียเวลาไปกับการทบทวนการทำยอดเพราะทุกอย่างได้รวบรวมจาก Workmate แล้ว”.

จากการเริ่มใช้การกดเข้างานของ Workmate ได้เพิ่มไปยังคลังสินค้าแห่งอื่นของ Shipper ทำให้สามารถได้ข้อมูลการเข้างานที่แม่นยำสำหรับการทำจ่าย และติดตามเทียบประสิทธิภาพของพนักงานในแต่ละแห่ง ดังนั้นShipper จึงสามารถมองเห็นถึงจำนวนพนักงานที่ต้องการเพื่อให้ตรงตามกับจำนวนงานในแต่ละแห่งได้อย่างชัดเจน รวมไปถึงค่าใช้จ่ายของแต่ละคลังสินค้าอีกด้วย

ในเวลาน้อยกว่าหนึ่งปี Shipper ลดเวลาการทบทวนยอดทำจ่าย และการอนุมัติเวลาทำงานได้ถึง 87% และข้อผิดพลาดลดลงเหลือเพียง 1% ทำให้ทีม HR มีเวลาโฟกัสในเรื่องของการทำให้บริษัทเติบโตได้มากขึ้น ตอนนี้ Shipper นำแพลตฟอร์มของ Workmate ไปใช้ในคลังสินค้ากว่า 80 แห่ง และพนักงานกว่า 600 คน และมีแนวโน้มว่าจะใช้มากขึ้นในคลังสินค้าที่เหลือ จากผลลัพธ์นี้ทำให้ Shipper มั่นใจว่าจะยกเลิกการทำตารางงานด้วยมือ และเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลในอีกหลายๆคลังสินค้า