วิธีการที่บริษัทจัดหาพนักงานเพิ่มผลิตภาพการจัดจ้างพนักงานคลังสินค้าได้ 93%

สิ่งท้าทาย

Aplus คือบริษัทเอ้าท์ซอร์สในประเทศไทยที่จัดจ้างพนักงานคลังสินค้าผ่านแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียและการบอกต่อ งานจัดหาพนักงานเป็นงานที่น่าเบื่อและเสียเวลามากเพราะควบคุมคุณภาพและความเหมาะสมของผู้สมัครงานได้น้อยมาก

ผลลัพธ์

ด้วยข้อมูลเชิงลึก ซอฟแวร์ Workmate ช่วยบริษัท Aplus ด้วยการลดเวลาและลดความพยายามที่ใช้ในการจ้างงานพนักงานที่เหมาะสมในหน้าที่ต่างๆ บริษัท Aplus ใช้เวลาน้อยลง 78% ในการจ้างพนักงานคลังสินค้าในแคมเปญแบบ e-commerce และใช้เวลาน้อยลง 93% ในการจ้างพนักงานคลังสินค้าที่มีคุณสมบัติน่าเชื่อถือเพื่อการมอบหมายงานระยะยาว 

เรื่องราวเกี่ยวกับลูกค้าของเรา

การค้นหาวิธีจัดจ้างพนักงานด้วยความรวดเร็วและน่าเชื่อถือ

  บริษัท Aplus เป็นบริษัทเอ้าท์ซอร์สในประเทศไทยซึ่งมีที่ตั้ง 29 แห่งในกรุงเทพ สมุทรปราการและชลบุรี บริษัท Aplus มีทีมงานที่เข้มแข็ง 550 รายในด้านคลังสินค้าและโลจิสติกส์ รวมทั้งการจ้างพนักงานคลังสินค้าให้กับบริษัทแบบ e-commerce

เมื่อ e-commerce รุ่งเรืองมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง บริษัท Aplus เคยผ่านความกดดันมากขึ้นในการช่วยให้ลูกค้าบรรลุความต้องการด้านแรงงานด้วยการจัดจ้างพนักงานคลังสินค้าอย่างรวดเร็วด้วยความมั่นใจว่าพนักงานเหล่านั้นมีประสบการณ์และทักษะตามที่ต้องการ บริษัท Aplus สามารถส่งมอบบริการได้ ไม่ว่าจะเป็นการจ้างพนักงานจัดแคมเปญชุดใหญ่เพื่อการขายตามฤดูกาลหรือการทำสัญญาระยะยาวในการจ้างพนักงานที่มีทักษะและประสบการณ์ที่เหมาะสมก็ตาม  

มีเพียงปัญหาเดียวคือบริษัทสามารถทำได้มากกว่าการจัดจ้างพนักงานแบบเดิมๆ การจัดจ้างพนักงานด้วยแรงคนเป็นงานน่าเบื่อ ขาดประสิทธิภาพและยากที่จะปรับขนาดจนส่งผลให้เกิดการสูญเสียโอกาส

บริษัท Aplus เคยจัดจ้างพนักงานด้วยการประกาศรับสมัครงานผ่านกลุ่มใน Facebook หรือจากคำแนะนำของพนักงานเก่า ในขณะที่การประกาศใน Facebook ไม่เสียค่าใช้จ่าย แต่ต้องใช้เวลามากเพราะบริษัท Aplus ต้องคอยตอบข้อความและความคิดเห็น รวมทั้งต้องรับมือกับคำถามซ้ำๆ และผู้หางานที่คุณสมบัติไม่เหมาะสมกับงาน ส่วนพนักงานเก่ามักปฏิเสธการทำงานที่ไม่ได้จ่ายค่าแรงเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ ดังนั้นจึงเสียเวลามากในการคัดกรองผู้สมัครงานที่มีศักยภาพจนกว่าจะลงเอยด้วยการตอบรับทำงาน

สิ่งสำคัญไปกว่านั้น กระบวนการเข้าถึงผู้สมัครแต่ละรายเป็นการใช้คนปฏิบัติ บริษัท Aplus ต้องบันทึกชื่อและหมายเลขของผู้สมัครแต่ละรายก่อนจะโทรศัพท์หรือส่งข้อความไปหาผ่านแอปพลิเคชั่น Line การทำงานเช่นนี้ทำให้การจัดจ้างพนักงานยากที่จะปรับขนาดงานได้โดยเฉพาะในกรณีที่มีลูกค้ามากขึ้น 

บริษัท Aplus รู้ว่าสามารถทำได้มากกว่านี้ แต่การจะทำเช่นนั้นได้ บริษัทต้องเปลี่ยนวิธีทำงานในการจัดจ้างพนักงาน

“เราหาวิธีการที่ดีขึ้นในการจัดจ้างพนักงานโดยไม่ต้องลดระดับความผูกพันด้านคุณภาพและความพึงพอใจของลูกค้า ซอฟแวร์ Workmate ที่มีความสามารถในการจัดจ้างพนักงานแบบขับเคลื่อนด้วยข้อมูลจึงเป็นทางออกที่สมบูรณ์แบบ” Kawitatraoha Tantiwut ผู้บริหาร CEO ของบริษัท Aplus กล่าว

วิธีรักษาระดับการแข่งขัน: เน้นด้านคุณภาพ

  ในฐานะที่เป็นบริษัทเอาท์ซอร์ส บริษัท Aplus มีความภูมิใจในการจัดจ้างพนักงานคลังสินค้าที่มีคุณภาพน่าเชื่อถือให้กับลูกค้า โดยเฉพาะในกรณีที่เป็นการจ้างงานระยะยาวที่ต้องการจ้างงานพนักงานคลังสินค้า 3 เดือนถึง 1 ปี 

ในการจ้างงานประเภทนี้ บริษัท Aplus จำเป็นต้องดำเนินการดังนี้

• มีผู้สมัครงานเพียงพอสำหรับการจัดจ้างพนักงาน 20 – 50 รายต่อสัญญา
• ติดต่อผู้สมัครงานแต่ละราย
• คัดกรองเบื้องต้นสำหรับผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก
• จัดการสัมภาษณ์ระหว่างพนักงานคลังสินค้าที่ผ่านการคัดเลือกกับลูกค้า

  แต่ละขั้นตอนใช้เวลาและบริษัท Aplus ต้องใช้เวลาการทำงานด้วยแรงงานคน 30 ชั่วโมงเป็นเวลา 5 วันและพนักงาน admin 2 รายในการจ้างพนักงานแต่ละรุ่น แต่เมื่อใช้ซอฟแวร์ Workmate บริษัทสามารถลดเวลาปฏิบัติงานลงเหลือ 2 ชั่วโมง นั่นคือ ลดลง 93% และเป็นการทำงานโดยใช้พนักงานเพียง 1 คนเท่านั้น 

รายละเอียดต่อไปนี้คือวิธีการ

1. ข้อมูลเชิงลึกของ Workmate เพิ่มประสิทธิภาพ

  แทนที่จะติดต่อกับผู้สมัครงานแต่ละรายเพื่อประเมินความความสนใจและความเหมาะสมของผู้สมัครงาน แต่ตอนนี้บริษัท Aplus สามารถทำเช่นนั้นได้ทั้งหมดโดยใช้ Workmate โดยผิวเผินแล้ว Workmate สามารถจำแนกผู้สมัครที่เหมาะสมโดยใช้ข้อมูลเชิงลึกจำพวก ทักษะและประสบการณ์ของพนักงาน ประเมินจากงานเดิมและคะแนนทดสอบที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานที่ต้องการรับสมัคร นอกจากนี้ ตัวชี้วัดอื่นๆ เช่นรูปภาพและสถานะการตอบแชทยังเป็นประโยชน์ในการพิจารณาว่าผู้สมัครคนใดน่าจะได้รับการตอบรับมากกว่ากัน

  นอกจากการมีข้อมูลที่น่าเชื่อถือประกอบการตัดสินใจแล้ว บริษัท Aplus ยยยังประหยัดเวลาในการรอคำตอบของผู้สมัครงานหรือการเปรียบเทียบข้อมูลที่ได้รับ เมื่อมี Workmate บริษัทก็ไม่จำเป็นต้องคัดกรองด้วยบุคคลอีกต่อไปเพราะแพลตฟอร์มได้ทำหน้าที่ในการพิจารณาเหล่านี้สำหรับบริษัทแล้ว 

1. การนำเสนออย่างชัดเจนเกี่ยวกับผู้สมัครงานสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า 

  แทนที่จะใช้คนเปรียบเทียบข้อมูลของผู้สมัครงานซึ่งใช้เวลาและแรงงานมาก บริษัท Aplus เพียงแค่ใช้ข้อมูลอย่างครอบคลุมของ Workmate ด้วยการใช้ภาพหน้าจอ (screenshot) โปรไฟล์ของผู้สมัครแต่ละรายซึ่งรวมข้อมูลอย่างละเอียดเชิงปริมาณเกี่ยวกับผู้สมัครแต่ละรายนับตั้งแต่ที่อยู่ของพนักงานคลังสินค้าไปจนถึงทักษะและอัตราค่าจ้าง 

<แทรกภาพหน้าจอ screenshot โปรไฟล์พนักงานที่นี่>

การทำเช่นนี้สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าซึ่งรู้ว่าบริษัท Aplus ได้ทำงานอย่างขยันขันแข็งเพื่อส่งมอบพนักงานที่เหมาะสมตามที่ตนต้องการ เนื่องจากความสามารถจากการใช้ Workmate เช่นนี้ บริษัท Aplus จึงเป็นเพียงบริษัทใหม่แห่งเดียวเท่านั้นที่ได้ทำสัญญาขนาดใหญ่รายสองปีกับ Lazada ซึ่งเป็นตลาด e-commerce ชั้นนำ 

นอกจากนี้ รูปแบบการแบ่งปันโปรไฟล์พนักงานอย่างง่ายดายของ Workmate ยังเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มเวลามากขึ้นให้กับพนักงานของ Aplus ที่จะดูแลลูกค้าได้มากขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องขยายทีมงาน 

การจัดจ้างพนักงานคลังสินค้าอย่างรวดเร็ว

  จากการเติบโตของ e-commerce ในอัตราอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน คำถามหนึ่งที่อุตสาหกรรมมักพบคือทำอย่างไรจึงจะสามารถจัดจ้างพนักงานคลังสินค้าได้อย่างรวดเร็วสำหรับแคมเปญตามฤดูกาล

บริษัท Aplus เข้าใจดีว่าต้องจัดหาพนักงานแคมเปญให้กับลูกค้าอย่างรวดเร็วเพื่อให้ลูกค้าดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่องแบบไร้รอยต่อ บางครั้ง อาจเป็นการสั่งซื้อจำนวนมาก โดยเฉพาะในช่วงอีเว้นท์ตามฤดูกาล เช่น Black Friday หรือ 11.11 sales ในกรณีนี้ บริษัท Aplus ดำเนินการดังนี้

• แข่งขันกับความต้องการพนักงานคลังสินค้าในระดับสูงในช่วงเวลาเหล่านี้
• จัดเตรียมพนักงานคลังสินค้าประมาณ 300 คนต่อแคมเปญและจองพนักงานเกินจำนวนประมาณ 10% ขึ้นไปในกรณีที่ผู้สมัครไม่มาทำงาน
• ติดต่อผู้สมัครแต่ละรายเพื่อยืนยันความพร้อมทำงาน
• ส่งมอบพนักงานคลังสินค้าที่วางใจได้ให้กับลูกค้าอย่างรวดเร็ว

  ด้วยความช่วยเหลือจาก Workmate บริษัท Aplus สามารถเติมเต็มความต้องการพนักงานคลังสินค้าจำนวนมากได้ในระยะเวลาสั้น งานที่ต้องใช้เวลา 294 ชั่วโมงในการค้นหาและติดต่อกับพนักงานนั้น บัดนี้ เราใช้เวลาเพียง 63 ชั่วโมง นั่นคือลดลง 78%

นี่คือวิธีทำงานของเรา

1. การจัดเก็บข้อมูลแบบศูนย์กลาง

  เมื่อมี Workmate บริษัท Aplus สามารถดูรายละเอียดผู้สมัครได้อย่างง่ายดายบนแพลตฟอร์มเดียวซึ่งแตกต่างจากการโพสต์โฆษณาใน Facebook แล้วใช้เวลาในการเพิ่มและโทรหาผู้สมัครงานผ่าน Line ดังเช่นในอดีตที่ต้องใช้พนักงาน admin 7 คน วันละ 5 ชั่วโมงเป็นเวลา 7 วันเพื่อให้มั่นใจว่าจัดเตรียมพนักงานในจำนวนที่เพียงพอ บัดนี้ การจัดหาพนักงานในชุดที่คล้ายกันใช้เวลาเพียง 3 ชั่วโมงต่อวันเป็นเวลา 3 วัน

1. การสร้างแรงงานที่เชื่อถือได้

  เมื่อถึงช่วงการจ้างพนักงานคลังสินค้าตามฤดูกาล บริษัท Aplus มักจองพนักงานเกินจำนวนเพราะคาดว่าพนักงานทั้งหมดอาจไม่มาทำงาน แต่เมื่อมี Workmate ซึ่งสามารถจัดกะการทำงานและการยืนยันการทำงานได้ จึงเป็นเรื่องง่ายมากที่จะจัดตารางการทำงานของพนักงานคลังสินค้า คาดคะเนการมาทำงานจากบันทึกประวัติการทำงานของพนักงานและวางแผนล่วงหน้าในการเข้ากะแทนหากจำเป็น การทำเช่นนี้ไม่เพียงแค่ช่วยประหยัดเวลาและสร้างความน่าเชื่อถือเท่านั้น แต่ยังมั่นใจได้ด้วยว่าการดำเนินงานของลูกค้าจะราบรื่นด้วยแรงงานที่แข็งแกร่ง

การเปลี่ยนโอกาสให้เป็นผลลัพธ์

  เมื่อมี Workmate บริษัท Aplus สามารถสร้างโอกาสภายในอุตสาหกรรมและเปลี่ยนโอกาสนั้นให้เป็นประโยชน์ การค้นหาพนักงานคลังสินค้าที่เชื่อถือได้ภายในเวลาสั้นนั้นอาจเป็นสิ่งท้าทายในอดีต แต่ในปัจจุบันนี้ การค้นหาพนักงานเป็นวิธีการหนึ่งอันทรงคุณค่าที่บริษัท Aplus ส่องมอบให้กับลูกค้า

ดังเช่นที่ Ms Tantiwut กล่าว “เวลาเป็นเงินเป็นทอง เมื่อมี Workmate แล้ว เราสามารถจัดการเวลาให้เหลือมากขึ้นสำหรับการทำงานที่มีคุณค่ามากขึ้น มีโอกาสมากขึ้นและดำเนินการล้ำหน้าความคาดหวังของลูกค้าเรา”