เทคนิครับโทรศัพท์ให้ลูกค้าประทับใจ
อ่านเร็วๆ
- สำหรับงานโอเปอเรเตอร์นั้นในการรับโทรศัพท์ เราต้องสร้างความประทับใจให้กับคู่สนทนาของเราให้มากที่สุด
- การสนทนาทางจะต้องให้ข้อมูลและการสื่อสารที่ตรงตามวัตถุประสงค์ได้อย่างครบถ้วน
ส่วนใหญ่แล้วแต่ละองค์กรหรือบริษัทมักจะต้องมีพนักงานรับโทรศัพท์ที่ค่อยติดต่อประสานงานหรือพูดคุยกับลูกค้าที่มาติดต่องาน พนักงานรับโทรศัพท์จึงเหมือนเป็นด่านแรกที่ต้องได้พูดคุยกับลูกค้าเมื่อมาติดต่อในเรื่องต่างๆ พนักงานรับโทรศัพท์จึงถือว่ามีความสำคัญเป็นอย่างมากสำหรับองค์กร เพราะเป็นคนที่สามารถช่วยสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าได้เป็นอย่างดี บางครั้งลูกค้าอาจจะมาติดต่อซื้อสินค้าหรือมาใช้บริการของบริษัทก็เนื่องจากการได้พูดคุยกับพนักงานที่รับโทรศัพท์แล้วเกิดประทับใจ ดังนั้นสำหรับใครที่ต้องคอยรับโทรศัพท์เพื่อให้ลูกค้าหรือบุคคลภายนอกติดต่อในเรื่องต่างๆ ของบริษัท ควรต้องทราบว่าคุณคือคนสำคัญที่สามารถทำให้ลูกค้ามาซื้อสินค้าหรือใช้บริการบริษัท คุณจึงควรรู้จักวิธีการพูดเพื่อให้ลูกค้าหรือผู้มาใช้บริการรู้สึกประทับใจ พี่เเอปเปิ้ลเฮลสเตอร์มีวิธีการที่สามารถทำตามได้ง่ายๆดังต่อไปนี้
- พยายามรับโทรศัพท์ให้ได้เมื่อโทรศัพท์ดังครั้งที่สอง การรับโทรศัพท์เร็วเกินไปอาจทำให้อีกฝ่ายตั้งตัวไม่ทัน ส่วนการรับโทรศัพท์ช้าเกินไป อาจทำให้อีกฝ่ายหงุดหงิดได้เช่นกัน
- รับสายด้วยน้ำเสียงและถ้อยคำที่เป็นมิตร น่าฟัง อย่าลืมยิ้ม ยิ้ม และยิ้ม แม้ว่าอีกฝ่ายจะไม่เห็นหน้าคุณก็ตาม
- ถามชื่อผู้ที่โทรเข้ามา เพื่อแสดงถึงความเอาใจใส่ที่คุณมีให้กับเขา และอย่าลืมว่า เมื่อทราบชื่อเขาแล้ว ควรเรียกชื่อเขาเวลาที่สนทนากันด้วย
- พูดให้ช้าและชัดเจน จะป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการสื่อสารจากการจับประเด็นไม่ได้ หรือไม่ครบถ้วน ที่สำคัญไม่ควรเคี้ยวหรืออมสิ่งใด ๆ ในปากขณะสนทนา
- ถ้าปกติคุณเป็นคนเสียงดัง ควรลดเสียงลงขณะสนทนาทางโทรศัพท์
- ถือโทรศัพท์ให้ห่างจากปากประมาณ 2 นิ้วมือกั้น
- เมื่อต้องการให้ผู้ที่โทรเข้ามารอสาย ควรขออนุญาตเสมอ และควรเตรียมคำตอบเอาไว้ด้วย หากอีกฝ่ายถามเหตุผล เมื่อสิ้นสุดการพักสาย ควรกล่าวขอบคุณเขาด้วยที่กรุณารอสาย
- เมื่อคุณโอนสาย และไม่มีผู้รับทราบ ควรบอกให้ผู้ที่โทรมาทราบ และถามว่าเขาต้องการฝากข้อความหรือไม่ ไม่ควรปล่อยให้ผู้ที่โทรมารอนาน
- หากผู้ที่โทรเข้ามาต้องการฝากข้อความ ควรจดบันทึกชื่อและหน่วยงานของเขา วันเวลาที่โทรเข้ามา หัวข้อที่ต้องการสนทนา หากเขาต้องการให้โทรกลับ ควรจดหมายเลขโทรศัพท์ของเขาไว้ด้วย
- ก่อนวางสาย คุณต้องมั่นใจว่า คุณได้ตอบคำถามของเขาครบถ้วนแล้ว
- ควรจบบทสนทนาให้น่าประทับใจเช่นกัน เช่น ยินดีรับใช้ครับ/ค่ะ
- สุดท้ายควรให้อีกฝ่ายเป็นฝ่ายวางหูก่อน เพื่อแสดงให้เห็นว่า คุณไม่ได้อยากรีบวางสายของเขา
ถ้าคุณเป็นพนักงานรับโทรศัพท์ที่สามารถทำสิ่งต่างๆ ดังที่กล่าวมาแล้วได้เป็นอย่างดี รับรองได้เลยว่าลูกค้าหรือผู้ที่ติดต่อเข้ามาจะต้องรู้สึกประทับใจคุณไม่รู้ลืม
