Business: 5 Tips untuk Penjadwalan Shift Kerja yang Efektif

Sudahkah perusahaan Anda memiliki sistem penjadwalan shift kerja yang efektif? Kali ini kami akan membahas mengapa manajemen shift kerja yang baik dibutuhkan untuk produktivitas bisnis Anda, sekaligus berbagai tips untuk manajemen shift kerja perusahaan yang lebih baik

Fakta menarik menurut riset yang dilakukan Harvard Business dalam Harvard Business Review pada perusahaan ritel di Amerika Sertikat menyatakan bahwa manajemen shift yang baik memiliki andil pada pendapatkan perusahaan ritel yang terlibat pada riset hingga 2.9 Juta USD, hanya dalam kurun waktu 35 minggu selama riset tersebut dilakukan. 

Berikut beberapa alasan mengapa manajemen shift kerja perlu Anda perhatikan:

Mengapa manajemen shift kerja penting dan berpengaruh pada produktivitas?

1. Operasional sangat bergantung dengan penjadwalan shift

Dengan penjadwalan shift kerja yang lancar, tanpa adanya pekerja yang mendadak absen serta komunikasi yang tepat dapat berdampak langsung pada operasional perusahaan. Oleh maka itu penting bagi HR/Supervisor lapangan untuk secara berkala menginformasikan jadwal shift pada pekerja.

2. Memastikan perusahaan untuk tetap dapat mencapai target berkala

Pada sejumlah industri yang membutuhkan pencapaian target secara konsisten, dibutuhkan pekerja yang dapat bekerja yang terbagi dalam beberapa shift. Hal ini tentu bergantung dengan jenis bisnis yang juga telah diatur oleh pemerintah. Dengan shift kerja yang tepat, perusahaan dapat terus mencapai target yang diharapkan.

3. Sebagai tolak ukur produktivitas perusahaan

Manajemen yang tepat dapat mempermudah HR/Supervisor untuk mengaudit kinerja dari pekerja dan bagaimana keterlibatannya secara langsung pada perusahaan, seperti seberapa banyak shift yang diambil tanpa absen, berapa banyak barang yang dihasilkan, dll. Tolak ukur ini dapat menjadi penilaian dalam melihat kondisi lapangan serta tolak ukur produktivitas bisnis secara kesuluruhan.

Oleh maka itu, agar Anda dapat mencapai sistem penjadwalan shift kerja yang lebih efektif dan baik, kami telah menyiapkan beberapa tips esensial dalam mengelola shift. Simak di bawah ini.

Tips efekftif untuk penjadwalan shift kerja

1. Manfaatkan sistem penjadwalan digital

Gunakan software atau sistem penjadwalan shift apabila Anda memiliki ratusan hingga ribuan pekerja yang perlu Anda kelola. Software penjadwalan shift dapat mempermudah Anda dalam membuat serta menentukan jadwal shift pada ratusan hingga ribuan pekerja dengan minim miskomunikasi atau human-error. 

Dengan software penjadwalan shift, Anda dapat memonitor berapa jumlah pekerja yang tidak hadir dengan lebih mudah, dan dapat segera mengisi shift yang kosong secara instan, tanpa perlu berkutat dengan formula atau dokumen yang berantakan seperti halnya dalam penggunaan Excel.

2. Pahami tim Anda dengan baik dan bangun komunikasi

Tidak hanya memanfaatkan teknologi saja, penting adanya bagi Anda untuk memahami tim serta performa mereka sambil tetap membangun komunikasi yang baik antar pekerja dan manajemen. 

Pekerja akan merasa lebih percaya dan aman dengan adanya komunikasi dua belah pihak yang transparan dan jelas, termasuk halnya dalam mendelegasikan pekerjaan. Sehingga Anda dapat menciptakan ekosistem yang lebih transparan, lugas dan produktif, sambil tetap menjaga hubungan dengan pekerjaan, agar mereka tidak segera turnover.

3. Buat rencana atau jadwal cadangan

Buat prediksi dari kehadiran pekerja dan pastikan Anda memiliki pekerja lainnya yang dapat Anda rotasi apabila terdapat pekerja yang tidak dapat hadir secara mendadak.

Hal yang bisa menjadi acuan Anda dalam memprediksikan pekerja yang hadir/ tidak hadir dapat didasari oleh momen atau waktu yang lebih sibuk daripada biasanya, misal ketika Anda hendak menyambut event atau campaign tertentu yang membutuhkan banyak tenaga kerja. 

Agar tetap berjalan lancar dan sebagai langkah pencegahan, buatlah daftar pekerja yang dapat Anda rotasi. 

4. Perhatikan jumlah pekerja

Kalkulasikan pekerja yang Anda butuhkan dengan realistis. Kekurangan pekerja tentu akan berdampak pada produktivitas sedangkan apabila Anda merekrut terlalu banyak dan tidak tepat sesuai dengan cakupan pekerjaan mereka maka pengeluaran menjadi tidak efektif. 

Sebagai contoh, Anda dapat membagi jumlah standar produksi dengan berapa jumlah customer yang perlu Anda layani dalam sehari. 

Namun tetap pastikan jumlah pekerja untuk dapat sesuai dengan regulasi yang berlaku perihal jam dan hari bekerja. 

5. Lakukan evaluasi pada sistem penjadwalan secara berkala

Pahami beberapa poin penting yang perlu menjadi perbaikan Anda di masa depan dengan melakukan evaluasi pada sistem penjadwalan Anda. 

Monitor pengeluaran untuk tenaga kerja dan seberapa efektif pengeluaran tersebut, fulfillment rate dari tiap shift-nya dan ketahui apa yang menjadi hambatan (apakah hal teknis atau perihal pekerja), evaluasi waktu yang Anda alokasikan untuk mengelola shift dan penggajian secara keseluruhan dan seberapa sering absensi atau pekerja yang absen. 

Umumnya semakin banyak waktu yang Anda alokasikan untuk melakukan perbaikan pada absensi, mengindikasikan adanya pola yang tidak efektif. Seperti; pekerja yang tidak mengonfirmasi kehadiran, pekerja yang telat, absensi yang tidak terintegrasi karena human-error. 

Semua aspek yang perlu diperbaiki tersebut terjawab dalam sistem penjadwalan digital.

Solusi penjadwalan shift kerja dari Workmate

Untuk solusi penjadwalan shift yang lebih akurat, efisien dan minim human-error, Anda dapat menggunakan sistem penjadwalan shift digital, Apabila Anda mengalami keterbatasan, misal, memiliki pekerja dengan jumlah yang relatif sedikit atau baru saja memulai bisnis kecil, Anda dapat membuat jadwal shift kerja secara manual melalui Excel.

Bagi Anda yang mempekerjakan lebih dari 50 pekerja, menggunakan penjadwalan shift digital adalah solusi yang lebih baik, Workmate melalui fitur penjadwalan shift yang dapat mempermudah penjadwalan shift Anda.

Apa saja yang dapat Anda lakukan dengan sistem penjadwalan digital Workmate?

Buat dan kelola ratusan shift dalam satu dasbor yang sudah terotomatisasi, tidak perlu pusing dengan data yang rentan akan human-error atau kesalahan penghitungan

Fitur auto-assign untuk shift yang kosong sehingga Anda dapat mencapai fulfillment rate yang lebih baik

Komunikasi terintegrasi dengan aplikasi pekerja dan supervisor sehingga dapat meminimalisir miskomunikasi 

Mulai beralih pada sistem penjadwalan shift yang lebih efisien, akurat dan terintegrasi dan katakan selamat tinggal pada proses yang rentan akan kesalahan, miskomunikasi dan ketidakuratan. 

Mulai coba gunakan platform kami atau konsultasikan pada tim Workmate, semua secara gratis! Klik di sini. 

Bisnis Anda sedang berkembang? Dan butuh solusi untuk sistem penjadwalan yang efektif? Untuk solusi yang lebih komprehensif dari sistem penjadwalan Anda dapat mengunduh Ebook kami: Panduan Sistem Penjadwalan yang Efektif dengan klik di sini.