Business: Berbagai Cara untuk Merekrut Staff Gudang yang Lebih Berkualitas

Staf gudang menjadi salah satu pekerjaan dengan tingkat kebutuhan yang tinggi di tengah tren digital. Keberadaan e-Commerce sampai marketplace membuat peran staf gudang dalam sirkulasi produk dari produsen ke konsumen menjadi vital. 

Pekerjaan sebagai staf gudang memang termasuk kelompok blue-collar atau pekerjaan yang membutuhkan tenaga. Artinya, pekerjaan ini tidak membutuhkan tingkat pendidikan yang tinggi, tetapi lebih kepada keterampilan dan pengalaman dari pekerjanya. Selain itu, juga dibutuhkan tubuh yang selalu prima karena pekerjaannya punya keterkaitan erat dengan fisik.

Staf gudang bakal berada di departemen pergudangan yang bekerja terkait dengan penyimpanan barang dan bongkar muat. Biasanya barang yang keluar-masuk gudang itu adalah bahan baku produksi atau hasil produksi. 

Dalam divisi pergudangan, ada beberapa posisi, yakni Kepala Gudang, Staf Gudang, Operator Gudang, dan Admin Gudang. Di beberapa perusahaan, ada yang membuat posisi staf gudang setara dengan pemimpin gudang di bawah Kepala Gudang. 

Untuk posisi staf gudang sendiri ada dua jenis. Pertama bekerja untuk perusahaan logistik dalam proses pengiriman produk jadi. Untuk jenis ini, Sifatnya hanya menyalurkan barang jadi dari pengirim dan penerima. Kedua, perusahaan logistik bahan baku produksi yang biasanya bagian atau kerja sama dengan pabrik manufaktur tertentu. 

Sebenarnya, tidak ada perbedaan signifikan antara kedua jenis staf gudang tersebut. Soalnya, kedua jenis staf gudang itu memiliki fokus untuk mengawasi sirkulasi barang sesuai dengan permintaan konsumen. Bedanya, kalau konsumen perusahaan logistik dalam bongkar muat bahan baku produksi berpotensi sama, sedangkan untuk staf gudang produk jadi ada kemungkinan konsumennya berganti-ganti. 

Intinya, staf gudang untuk jenis logistik barang jadi atau bahan baku harus benar-benar memeriksa jumlah, kualitas, nama penerima, dan pasokan sesuai dengan kebutuhan konsumen.  

Apa Tugas staf Gudang? 

Sesuai posisinya, staf gudang memiliki tanggung jawab penuh dalam hal bongkar muat barang. Secara umum, tugasnya mengurus proses bongkar muat, pencatatan barang masuk dan keluar, serta mengawasi sirkulasi barang yang terjadi di gudang. 

Berhubung terkait dengan bongkar muat itulah, posisi ini harus diisi oleh orang yang sehat dan bugar. Lalu, juga teliti dalam mengawasi barang yang keluar-masuk gudang agar tidak ada kesalahan pencatatan. 

Secara rinci, berikut enam tugas pokok dari seorang staf gudang:

• Mempersiapkan pesanan konsumen agar pengiriman barang dapat sesuai dengan schedule.
• Menerima dan memproses stok gudang yang masuk. Meliputi sortir, bongkar muatan, pemberian label, serta penyimpanan produk.
• Melakukan kontrol kualitas terhadap barang yang masuk, sedang disimpan, atau keluar dari gudang.
• Menjaga penyimpanan barang tetap rapi, bersih, aman, serta optimalkan pemanfaatan ruang.
• Membuat Log-book inventaris secara detail dan lengkap setiap harinya.
• Melaporkan perbedaan catatan data dengan jumlah fisik barang apapun di gudang.
• Bekerjasama dan berkomunikasi pada staf gudang  lainnya (rekan kerja) serta penyedia.
• Menjalankan SOP (standard operating procedure) dan K3LH yang sudah ditetapkan perusahaan
• Menjalankan standar layanan yang menjunjung tinggi kualitas, patuh pada regulasi, serta wajib menjalankan praktik keselamatan.
  

Menentukan Status Kontrak Staf Gudang

Seperti pekerjaan kerah biru lainnya, perusahaan bisa merekrut staf gudang dengan status bayaran harian, outsourcing kontrak, dan tetap. 

Namun, sebuah perusahaan logistik tetap membutuhkan staf gudang yang tetap untuk bisa mengawasi pekerjaan staf gudang lainnya. 

Biasanya, perusahaan bisa mengambil staf gudang tetap dari karyawan yang sudah bekerja harian dan memiliki masa kerja bertahun-tahun. Dengan begitu, pekerja itu bisa dipercaya untuk mengawasi dan menandatangani aktivitas keluar-masuk barang ke gudang.

Kesannya, aktivitas tanda tangan itu memang sederhana, tapi tanggung jawab itu sangat berat. Dengan staf gudang menandatangani surat keluar-masuk barang ke gudang, berarti dia akan menanggung setiap potensi kekeliruan yang terjadi saat barang diterima ke konsumen. 

Untuk itu, staf gudang karyawan tetap juga membutuhkan latar belakang pendidikan yang mendukung. 

Setidaknya, untuk bisa memahami surat yang legal dan ilegal agar tidak terjebak kasus penipuan akibat asal melakukan tanda tangan. Minimal, latar belakang pendidikan seorang staf gudang karyawan tetap bisa setara dengan berbagai divisi lain pada level karyawan yang sama. 

Sementara itu, jika diklasifikasikan lebih detail lagi, ada dua jenis pekerja gudang, yakni staf gudang untuk bisnis warehousing dan staf gudang untuk retail. 

Pertama, untuk staf gudang bisnis warehousing memiliki masa waktu kerja jangka pendek saat terjadinya bongkar muat saja sehingga cenderung tingkat kebutuhan karyawannya musiman. 

Kedua, staf gudang untuk retail yang rutin mengurus keluar-masuk barang yang dikirimkan dari supplier ke gudang lalu langsung ke konsumen. Untuk jenis yang kedua, biasanya jangka waktu kerja staf gudang cenderung jangka panjang. 

KPI untuk staf Gudang

Untuk memenuhi operasional gudang sehari-harinya, setiap perusahaan pasti memiliki key point indicator (KPI) yang berbeda-beda. Namun, semua perbedaan itu memiliki satu tujuan yang sama, yakni kepuasan pelanggan. 

Secara umum, ada satu indikator utama yang bisa dijadikan KPI untuk staf gudang, yakni efisiensi penerimaan. Dalam kegiatan operasional di gudang, aktivitas pertama adalah menerima barang pesanan masuk yang dikirim oleh supplier. 

Di sini, staf gudang mulai mencatat dan mengawasi setiap barang yang masuk ke gudang.  Beberapa yang dicatat oleh staf gudang antara lain seperti, berapa kali pengiriman barang dalam setiap pekan, berapa persentase barang bagus yang dikirim supplier, dan berapa persentase barang rusak yang terkirim. 

Untuk itu, indikator KPI yang cocok untuk staf gudang adalah menghitung rata-rata waktu yang dibutuhkan dalam proses bongkar muat.Dengan begitu, perusahaan bisa melihat apakah pekerjaan staf gudang sudah cukup efisien dalam memproses setiap barang yang masuk dari supplier atau tidak dari kecepatan dan ketepatan prosesnya. 

Semakin cepat, berarti bisa mengurangi durasi pengiriman barang sehingga menjadi bagus untuk pelanggan. Namun, jika staf gudang mempercepat pekerjaan dengan kurang teliti juga bisa berujung proses yang lama. Soalnya, proses itu bisa semakin lama saat pengecekkan ada yang tidak sesuai. Kalau proses makin lama, berarti biaya gudang meningkat dan tingkat kepuasan pelanggan juga menurun. 

Kriteria yang Cocok untuk Pekerja staf Gudang

Memang, posisi staf gudang terkesan cukup mencari yang terampil dan sehat. Namun,tetap saja ada beberapa kriteria yang harus diperhatikan dalam merekrut seorang staf gudang. 

Pertama, Pendidikan. Untuk pendidikan terkesan tidak terlalu penting, tapi tetap perlu dilihat untuk dinilai apakah latar belakang pendidikannya cocok untuk posisi tersebut. 

Apalagi, kalau mencari karyawan tetap, setidaknya harus memiliki latar pendidikan yang setara dengan rata-rata karyawan pada level yang sama. Soalnya, staf gudang karyawan tetap juga harus berkoordinasi dengan divisi dalam mengurus pekerjaan sebagai pengelola gudang. 

Kedua, kemampuan yang dimiliki, juga menjadi salah satu indikator yang terpenting. Soalnya, jika kriteria pendidikan yang sudah sesuai bisa jadi tidak cocok dari segi kemampuan yang dimiliki. 

Untuk itu, tidak ada salahnya jika perusahaan melakukan tes kemampuan untuk menilai apakah calon pekerja cocok dengan posisi tersebut. 

Ketiga, pengalaman kerja, ini lebih krusial lagi. Jika calon staf gudang memiliki lebih banyak pengalaman, artinya bisa semakin mudah beradaptasi atau memulai proses pekerjaannya. 

Namun, itu juga balik lagi, bagaimana rekam jejak pengalaman kerjanya sebagai staf gudang sebelumnya. Apakah bagus atau justru malah kurang bagus. Kalau pun dari resume pengalamannya cukup bagus, perlu juga ditanyakan apa yang menyebabkan si calon karyawan itu memutuskan pindah perusahaan. 

Cara Mencari staf Gudang dengan Efektif

Setelah mengetahui apa saja yang diperlukan untuk memilih seorang staf gudang, masalah selanjutnya bagaimana menjaring orang-orang potensial untuk menjadi calon pekerja di posisi tersebut. 

Mencari pekerja kerah biru bisa dibilang cukup sulit. Banyak para calon pekerja yang mengira pekerjaan ini mudah. Padahal, butuh keterampilan, ketelitian, dan kebugaran yang cukup tinggi. Lalu, bagaimana cara merekrut staf gudang dengan efektif?

Ada banyak cara yang bisa dilakukan untuk bisa menjaring calon pekerja staf gudang dengan status harian, kontrak, atau tetap. 

Pertama, menggunakan portal lowongan kerja secara online. Kedua, mempublikasikan postingan lowongan kerja secara online itu di forum pekerja atau media sosial sehingga jangkauannya bisa lebih luas. Ketiga, mencari pekerja dari referral pekerja yang sudah ada saat ini. Biasanya cara ini ampuh kalau lagi kepepet dan bisa mengetahui detail calon pekerja dari temannya tersebut. 

Keempat, menggunakan platform ketenagakerjaan untuk merekrut calon staf gudang. Platform ketenagakerjaan beda dengan portal lowongan kerja. Platform ketenagakerjaan itu seperti Workmate, yang mempertemukan perusahaan dengan calon pekerja secara langsung. 

Dengan menggunakan jasa Workmate, perusahaan bisa lebih hemat waktu dalam mencari calon staf gudang. Soalnya, Workmate memberikan solusi menyeluruh untuk proses rekrutmen dengan total ada sekitar 30.000 pekerja berkualitas yang bisa dijaring. 

Calon staf gudang yang terdapat dalam platform Workmate pun sudah melewati proses seleksi. Lalu, teknologi kecerdasan buatan Workmate bisa memudahkan perusahaan terhubung dengan calon pekerja yang paling sesuai. 

Yuk coba free trial Workmate selama 30 hari tanpa credit card dengan klik di sini

Tips Agar staf Gudang Tidak Tergoda Pindah Perusahaan

Dengan tingkat kebutuhan staf gudang yang tinggi, terutama di kawasan industri, membuat cukup sulit mencari kandidat yang paling sesuai. Apalagi, jika lokasi perusahaan berada di dekat perusahaan logistik atau pergudangan lainnya. Biasanya, pegawai staf gudang yang berkualitas bisa digoda dengan kenaikan gaji yang tipis dan langsung tertarik. 

Belum lagi, sulitnya mencari tenaga kerja muda yang tertarik bekerja sebagai staf gudang. Lalu, perusahaan yang butuh staf gudang di shift kerja yang tidak populer seperti malam juga sangat sulit mencari kandidat. Berikut tiga strategi agar staf gudang tidak tergoda pindah perusahaan:

Pertama, gunakan tawaran lebih dari sekadar kenaikan gaji untuk membuat karyawan betah. Soalnya, ada banyak faktor yang membuat karyawan betah di perusahaan selain kenaikan gaji. 

Beberapa faktor itu antara lain, insentif yang menarik seperti bonus produktivitas, cuti yang tidak dipakai bisa dikonversi jadi uang, outbond bareng tim, asuransi kesehatan, tawaran pelatihan dari perusahaan, penghargaan atas kerja keras karyawan, jalur karier promosinya bisa tergambarkan dengan baik, dan manajemen menerima setiap saran dan pendapat dari karyawan. 

Namun ingat, sebelum itu, perusahaan juga harus mengecek lagi apakah karyawan sudah digaji sesuai dengan harga pasar atau belum. Kalau masih di bawah, tidak salah jika karyawan berpaling ke perusahaan yang memberikan gaji sesuai dengan harga pasar. 

Untuk gaji staf gudang di Indonesia sampai Juli 2021, rata-rata berkisar Rp3,8 jutaper bulan. Biasanya gaji staf gudang mengacu kepada upah minimum kota atau UMK di setiap daerahnya. 

Adapun, Bandung memiliki tarif gaji staf gudang tertinggi senilai Rp5,35 juta per bulan. Dilanjutkan oleh Karawang senilai Rp5,06 juta per bulan, dan Bekasi Rp4,97 juta per bulan.

Adapun, untuk jalur promosi yang jelas juga bisa membuat seorang pekerja bertahan di kantornya tersebut. Dengan jalur promosi yang jelas, dia pun memiliki misi untuk mencapai promosi itu dengan meningkatkan kinerjanya. 

Kedua, fleksibilitas jam kerja. Memang, kedisiplinan jam kerja di sektor pergudangan sangat penting. Namun, jangan sampai kedisiplinan itu menjadi kaku. 

Misalnya, ada karyawan yang ingin bertukar shift dengan temannya yang sudah setuju. Hal itu harus disetujui juga oleh manajemen sehingga karyawan bisa nyaman bekerja di perusahaan yang memberikan fleksibilitas tanpa memberikan dampak negatif ke kinerja bisnis. 

Ketiga, memberikan karyawan pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan. Misalnya, ada teknologi yang digunakan sampai pembelajaran bahasa yang dibutuhkan untuk pengembangan karier. 

Dengan begitu, karyawan akan merasa terikat cukup kuat dengan perusahaan secara alami. Bahkan, mungkin karyawan itu akan berpikir jika pindah perusahaan, apakah dia akan mendapatkan layanan karyawan sebaik di perusahaan saat ini atau tidak. 

Di sini, Workmate hadir sebagai platform ketenagakerjaan menyediakan jasa untuk memudahkan rekrutmen karyawan restoran sampai pengelolaan sumber daya manusia lainnya. 

Untuk pengelolaan sumber daya manusia, Workmate memiliki fitur seperti solusi absensi dan penjadwalan shift yang lebih efisien hingga performa untuk visibilitas antar staf dan perusahaan. 

Semua itu bisa didapatkan hanya dari satu platform, yakni Workmate. untuk merekrut karyawan restoran dengan Workmate bisa klik di sini.

Tentang Kami 

Workmate adalah platform manajemen tenaga kerja yang memiliki jaringan lebih dari 100.000 pekerja lengkap dengan pengalaman kerja, lokasi, rekam jejak absensi, hingga kompetensi skill. 

Workmate memudahkan perusahaan untuk memilih kandidat yang cocok lewat mekanisme smart candidate matching serta proses screening yang terkostumisasi. Pencocokan dalam menyaring tenaga kerja akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. 

Dalam proses seleksinya, Workmate membuat skema yang sangat minim dengan bias serta koordinasi yang terintegrasi dengan baik antar HR dengan pencari kerja. Tidak hanya itu saja, dengan Workmate dari urusan pencarian hingga pembayaran sudah kami urus untuk Anda, jadi Anda dapat fokus pada hal penting lainnya.