Case Study: Bagaimana Staffing Agency Dapat Meningkatkan Produktivitas Perekrutan Pekerja Gudang Sebesar 93%

Tantangan

Aplus adalah agen outsourcing yang berbasis di Thailand yang merekrut pekerja gudang secara manual melalui platform media sosial dan berita dari mulut ke mulut. Proses ini tentunya membosankan dan sering kali membuang-buang waktu karena hanya ada sedikit kendali atas kualitas dan kesesuaian kandidat yang melamar pekerjaan. 

Hasil

Dengan wawasan datanya, Workmate membantu Aplus untuk mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan dalam proses merekrut pekerja yang tepat untuk tugas yang berbeda-beda. Waktu untuk merekrut pekerja gudang e-niaga berkurang sebanyak 78% dan Waktu untuk mempekerjakan pekerja gudang yang memenuhi syarat dan cakap dalam menjalankan kerja jangka panjang berkurang sebanyak 93%.

Cerita dari Pelanggan

Pencarian metode perekrutan yang cepat dan dapat diandalkan.

Aplus adalah agen outsourcing yang berbasis di Thailand dengan 29 cabang di Bangkok, Samut Prakan dan Chon Buri. Memiliki 550 tenaga kerja di sektor gudang dan logistik, dan sering melakukan perekrutan pekerja gudang untuk perusahaan e-niaga.

Dengan perdagangan e-niaga yang terus meningkat, Aplus berada di bawah tekanan lebih besar untuk membantu klien dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja mereka dengan cara merekrut pekerja gudang lebih cepat dan memastikan para pekerja memiliki pengalaman dan keterampilan relevan yang dibutuhkan. Aplus mempekerjakan sekelompok besar pekerja untuk penjualan musiman, atau melibatkan pekerja kontrak jangka panjang yang memiliki pengalaman dan keahlian yang tepat.

Satu-satunya masalah yang dihadapi adalah kenyataan bahwa sebenarnya Aplus dapat saja mencapai target yang lebih tinggi, jika bukan karena proses perekrutan yang saat itu digunakan, yaitu perekrutan manual. Proses perekrutan yang tentunya membosankan, tidak efisien dan sulit untuk diukur sehingga mengakibatkan biaya peluang.

Aplus biasanya melakukan perekrutan dengan menempatkan iklan lowongan pekerjaan di grup Facebook atau menghubungi pekerja sebelumnya. Meskipun penyebaran informasi melalui grup Facebook tidak memakan biaya, hal ini memakan waktu. Aplus harus menanggapi pesan dan komentar yang masuk, serta menjawab pertanyaan yang sama berulang kali, dan menangani para pencari kerja yang tidak memenuhi syarat untuk pekerjaan tersebut. Selain itu, sebagian besar pekerja yang sudah pernah dipekerjakan juga menolak tawaran pekerjaan jika mereka tidak dibayar setiap hari atau setiap minggu. Hal ini menyebabkan banyak waktu terbuang hanya untuk mencari kandidat berpotensi yang pada akhirnya akan menerima pekerjaan itu.

Proses menjangkau setiap kandidat adalah proses yang dilakukan secara manual. Aplus harus menyimpan nama dan nomor masing-masing kandidat sebelum menelepon atau mengirim pesan melalui aplikasi LINE, membuat proses perekrutan menjadi sulit untuk diukur, apalagi jika sedang ada banyak klien.

Aplus mengerti bahwa mereka bisa mencapai hasil yang lebih dari itu, tetapi untuk melakukannya, mereka harus mengubah cara mereka merekrut pekerja.

Cara agar tetap kompetitif: fokus pada kualitas

Sebagai agen outsourcing, Aplus membanggakan diri dalam membantu kliennya dengan menyediakan pekerja gudang yang berkualitas dan dapat diandalkan, terutama pada kontrak jangka panjang yang membutuhkan pekerja gudang untuk jangka waktu antara 3 bulan dan satu tahun.

Untuk jenis tugas ini, Aplus perlu:

• Mendapatkan kandidat yang cukup untuk memenuhi permintaan 20 hingga 50 pekerja untuk tiap kontraknya
• Menghubungi setiap kandidat yang berpotensi secara individual
• Pra-skrining para kandidat yang terpilih
• Mengatur wawancara untuk pekerja gudang terpilih dengan klien

Setiap langkah ini tentunya membutuhkan waktu, dan Aplus biasanya membutuhkan waktu  30 jam kerja dalam lima hari (6 jam/hari kerja) dan dua staf admin untuk merekrut satu kelompok pekerja. Tetapi dengan Workmate, Aplus berhasil memotong waktu tersebut hingga menjadi 2 jam kerja saja - pengurangan sebanyak 93% - untuk satu hari kerja yang dilakukan oleh satu karyawan.

Dengan cara:

1. Data dari Workmate menunjukan adanya peningkatan efisiensi

Alih-alih menghubungi setiap kandidat secara individual untuk menilai minat dan kesesuaian mereka, Aplus dapat melakukan semua itu di Workmate. Mereka dapat mengidentifikasi kandidat yang cocok berdasarkan data seperti keahlian pekerja, pengalaman, penilaian dari pekerjaan sebelumnya, dan nilai tes yang relevan dengan posisi yang dilamar. Indikator lain seperti foto dan status aktif chat mereka juga dapat membantu menentukan kandidat mana yang sekiranya akan memberikan respon.

Selain memiliki data yang dapat diandalkan untuk mengambil keputusan yang tepat, Aplus juga menghemat waktu dengan tidak harus menunggu kandidat untuk merespon atau menyusun data yang diterima. Dengan Workmate, mereka tidak lagi harus melakukan pra-skrining secara manual karena platform Workmate sudah melakukannya untuk mereka.

2. Perkenalan yang baik dari para kandidat dapat membangun kepercayaan klien

Alih-alih mengumpulkan data kandidat secara manual, yang tentunya membutuhkan lebih banyak waktu dan usaha, Aplus dapat memanfaatkan data komprehensif dari Workmate dengan mengambil screenshot layar profil masing-masing kandidat. Tidak hanya informasi tentang lokasi pekerja gudang hingga keterampilan dan peringkat mereka, Workmate juga menyediakan informasi kuantitatif dan komprehensif dari setiap kandidat.

Hal ini tentunya meningkatkan kepercayaan dari klien. Dengan mengetahui bahwa Aplus telah melakukan penyeleksian yang ketat sehingga dapat memberikan mereka pekerja yang tepat sesuai dengan kebutuhan. Berkat kemampuan ini (yang terjadi berkat bantuan Workmate), Aplus adalah satu-satunya agensi baru yang memenangkan kontrak besar selama dua tahun dengan Lazada, sebuah pasar e-niaga terkemuka.

Format profil pekerja yang mudah dibagikan di Workmate juga telah meningkatkan efisiensi dan mengurangi waktu kerja para karyawan Aplus sehingga mampu menerima lebih banyak klien tanpa harus memperkerjakan lebih banyak karyawan.

Merekrut pekerja gudang dengan cepat

Dengan pertumbuhan e-niaga pada tingkat yang belum pernah terjadi sebelumnya, salah satu pertanyaan jangka panjang yang dimiliki industri ini adalah bagaimana caranya untuk merekrut pekerja gudang untuk penjualan musiman dengan cepat.

Aplus memahami bahwa mereka harus memasok pekerja ke klien mereka dengan cepat agar operasi klien mereka tetap berjalan lancar dan tanpa hambatan. Terkadang, hal ini menjadi sebuah tantangan yang sulit untuk dihadapi, terutama pada saat penjualan musiman seperti saat Black Friday atau 11.11 di mana Aplus harus:

• Bersaing dengan tingginya permintaan pekerja gudang selama periode ini
• Mengamankan sekitar 300 pekerja gudang untuk setiap proyek kerja, dan mengundang 10% lebih banyak pekerja, untuk mengisi slot yang kosong, jika ada pekerja yang  tidak hadir
• Menghubungi setiap pekerja satu per satu untuk mengonfirmasi ketersediaan
• Memberikan pekerja gudang yang andal dengan kecepatan yang diharapkan klien

Dengan bantuan Workmate, Aplus dapat memenuhi permintaan pekerja dalam jumlah besar dengan waktu yang lebih singkat. Jika biasanya pencarian dan menghubungi para pekerja membutuhkan waktu selama 294 jam, Aplus hanya membutuhkan waktu 63 jam saja – pengurangan sebesar 78% pada waktu yang dibutuhkan.

Dengan cara:

1. Menyediakan tempat penyimpanan data yang terpusat

Dengan Workmate, Aplus dapat dengan mudah memeriksa para kandidat di satu platform saja, tanpa perlu lagi untuk memasang iklan di Facebook dan menghabiskan waktu menambahkan dan menghubungi pekerja dengan menggunakan LINE. Jika dulu dibutuhkan tujuh staf admin yang bekerja selama lima jam kerja per hari selama tujuh hari untuk mendapatkan jumlah pekerja yang cukup, maka sekarang Aplus hanya membutuhkan sekelompok karyawan dengan jumlah yang sama, dengan waktu kerja selama tiga jam sehari dalam tiga hari.

2. Membangun tenaga kerja yang handal

Untuk merekrut pekerja gudang musiman, Aplus biasanya akan memanggil lebih banyak pekerja dengan kepercayaan bahwa tidak semua pekerja akan muncul. Tetapi dengan fitur penugasan dan konfirmasi shift yang disediakan oleh Workmate, proses penjadwalan pekerja gudang menjadi lebih mudah, fitur ini dapat memprediksi kehadiran pekerja berdasarkan pengalaman terdahulu mereka, dan merencanakan pergantian shift jika diperlukan. Hal ini tidak hanya dapat menghemat waktu dan membangun keyakinan, tetapi juga memastikan bahwa operasi klien tetap lancar berkat tenaga kerja yang andal.

Mengubah peluang menjadi hasil

 Dengan Workmate, Aplus dapat memanfaatkan peluang dalam industri dan mengubahnya menjadi keuntungan mereka. Menemukan pekerja gudang yang andal dalam rentang waktu yang lebih singkat mungkin merupakan sebuah tantangan di masa lalu, tetapi sekarang, hal tersebut hanyalah salah satu cara Aplus untuk memberikan kepuasan kepada kliennya.

Seperti yang dikatakan Ms Tantiwut, “Waktu adalah uang. Dengan Workmate, kami berhasil memangkas waktu kerja dan menggunakan waktu tersebut untuk sesuatu yang lebih bermakna, mengambil lebih banyak peluang, dan menjadi lebih baik lagi untuk klien kami.”