Case Study: Shipper Berhasil Mengurangi Waktu Untuk Persetujuan Absensi Hingga 87%

Tantangan

Shipper adalah platform agregator logistik dan pergudang di Indonesia yang mengalami tantangan dalam memproses waktu dan kehadiran dengan kompleks di seluruh pusat fulfillment centre mereka. Shipper membutuhkan cara yang lebih mudah dan efektif untuk mengelola data kehadiran sehingga mereka memiliki payroll pekerja yang lebih akurat serta visibilitas yang lebih baik di seluruh lokasi gudang mereka.

Hasil

Workmate membantu Shipper mengintegrasikan data waktu dan kehadiran, sekaligus memastikan akurasi dan efisiensi untuk kebutuhan payroll. Shipper secara signifikan berhasil mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui data kehadiran hingga 87%, serta tingkat kesaalahan absensi turun dari 30% menjadi di bawah 1%.

Customer Story

Pencarian sistem baru untuk yang sejalan dengan perkembangan bisnis

Shipper adalah platform agregator logistik dan pergudang yang memiliki jaringan fulfillment centre yang tersebar luas di seluruh Indonesia. Sebagai perusahaan logistik yang didukung teknologi, Shipper bertujuan untuk mendigitalkan logistik Indonesia dan mengefisiensikan biaya dalam skala besar.

Sebagai penyedia solusi e-logistik, klien Shipper bergantung pada mereka untuk mengelola logistik dan serta operasional pengiriman sehari-hari. Sebagai bisnis yang berkembang, Shipper perlu mengimbangi pertumbuhan tenaga kerja seiring dengan perkembangan bisnis, begitu pula dengan bertambahnya kompleksitas dalam mengukur produktivitas tenaga kerja.

Dengan lebih dari 200 lokasi, Shipper menggunakan beberapa sistem pelacakan kehadiran dan proses yang berbeda seperti spreadsheet dan pemindaian sidik jari. Hal ini semakin bertambah rumit sejalan dengan berbagai kebutuhan tertentu dari klien.

Meskipun pada awalnya metode tersebut berhasil bagi Shipper — muncul tantangan lainnya, Shipper kesulitan untuk mendapatkan visibilitas dari produktivitas setiap gudangnya serta bagaimana kinerja tenaga kerja mereka. Selain itu, cakupan pekerjaan tim HR mereka pun meningkat seiring pertumbuhan bisnis, dan tim akhirnya menghabiskan waktu berhari-hari untuk melakukan pekerjaan entri data kehadiran serta memperbaiki kesalahan dari absensi. Dengan kondisi demikian, mereka mencari solusi yang mudah diterapkan, dan dapat mendukung perkembangan bisnis mereka.

Pendekatan kolaboratif

Sebagai organisasi berbasis teknologi, Shipper memahami perlunya mengambil pendekatan kolaboratif saat mendesain proses baru yang sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka.

Dalam beberapa minggu pertama, tim Produk, Data, Operasional, dan HR Shipper bekerja sama dengan tim Produk dan Customer Success Workmate untuk memahami proses saat ini dan memetakan perubahan untuk mengintegrasikan platform Workmate.

Proses ini melibatkan tim Workmate untuk melakukan riset langsung pada lokasi guna mendapatkan pengalaman pengguna dan perilaku pekerja yang tepat untuk kemudian menjadi data pengembangan.

“Kami telah menggunakan sejumlah teknologi manajemen tenaga kerja dan HRMS lainnya, tetapi perbedaan terbesar adalah bagaimana Workmate benar-benar mendengarkan tantangan kami, dan bersedia mengatasinya bersama kami. Transformasi digital selalu menjadi tantangan tersendiri sehingga Anda membutuhkan mitra yang mengerti dan memberikan solusi mereka relavan pada bisnis” ujar Anggita Karista, VP of People Operations Shipper.

Perubahan baru yang diusulkan juga harus seimbang dengan kebutuhan klien Shipper sekaligus layak diterapkan di seluruh gudang mereka. Dalam uji coba pada dua lokasi, Workmate mencobanya pada seluruh pekerja, memungkinkan seluruh pekerja untuk absen masuk dan keluar dengan mudah melalui ponsel mereka, sehingga data absensi didapatkan secara aman dan real-time

Uji coba ini berhasil membuat sebagian besar pekerja melakukan absensi serta mencatat timesheet secara digital dan bagaimana pekerja berinteraksi dengan platform, hasil observasi lainnya dari uji coba ini adalah kami menyadari dibutuhkannya fitur tambahan lainnya yang dapat segara diluncurkan dalam beberapa minggu.

Solusi yang dirancang untuk hasil nyata

Sebagai platform, aplikasi pekerja Workmate memungkinkan pekerja untuk mengelola jadwal dan kehadiran dalam satu aplikasi. Ini berarti Shipper tidak perlu berinvestasi dalam perangkat keras yang mahal untuk mengelola kehadiran, karena pekerja akan dibiasakan untuk mencatat kehadiran mereka sendiri dala aplikasi.

Fitur ini juga dapat membantu memusatkan semua informasi kehadiran pada satu platform, memungkinkan SDM dan manajemen memiliki laporan tenaga kerja instan yang terintegrasi untuk semua lokasi operasional yang dapat diakses kapan pun dibutuhkan.

Namun tidak dipungkiri bahwa masih adanya tantangan dalam mengadopsi cara baru ini, yaitu membantu para pekerja berhasil mengadopsi cara baru melakukan absensi ini dengan proses yang semudah mungkin.

Kabar baiknya, melalui pengamatan perilaku pekerja sebelumnya, Workmate dapat memastikan proses edukasi dilakukan semudah mungkin. Di mana tim Customer Success kami hadir di lokasi gudang Shipper untuk membantu proses transisi, memastikan para pekerja memahami apa yang perlu mereka lakukan dengan perubahan baru dalam proses ini.

Dengan proses kolaboratif serta berbaga masukan, Workmate berhasil menambahkan sejumlah perubahan tambahan untuk mendukung kinerja Shipper untuk data absensi mereka dan membantu mereka untuk lebih menghemat waktu dari memperbaiki kesalahan dalam absensi, sambil memastikan tingkat akurasi yang tinggi dari data timesheet.

Anggita Karista menyatakan hasil dari proses ini "Kami melihat hasil yang baik. Awalnya, kami tidak berekspektasi dapat mencapai hasil yang akurat dari proses absensi di bidang logistik ini. Sekarang kami tidak perlu membuang banyak waktu dari perbaikan data absensi karena sudah terdata semua dalam Workmate"

Sejalan dengan Workmate secara bertahap meluncurkan sistem absensi terbaru di lebih banyak lokasi lainnya, Shipper kini mampu mendapatkan data absensi atau kehadira dengan lebih akurat untuk proses payroll, melacak produktivitas pekerja dan membandingkannya dengan tingkat produktivitas di lokasi lain, serta mendapatkan transparansi atau visibilitas dari biaya anggaran pekerja setiap saat.

Dalam waktu kurang dari setahun, Shipper berhasil mengeliminasi proses perbaikan abensi/kehadiran dan mengurangi waktu untuk proses penyetujuan absensi hingga 87%. Angka kesalahan dalam proses absensi juga berhasil ditekan hingga kurang dari 1%, sehingga HR dapat lebih fokus pada aspek penting lainnya yang mendukung perkembangan bisis.

Kini Workmate digunakan di lebih dari 80 lokasi gudang Shipper dengan total lebih dari 600 pekerja. Angka ini juga berangsur bertambah sejalan dengan berbagai lokasi baru yang menggunakan Workmate. Hasil ini memberikan Shipper kepercayaan diri untuk tidak menggunakaan timesheet manual, dan mulai bertransformasi pada proses digital yang mendukung perkembangan bisnis.