Staf Data Entry: Cakupan kerja, Kriteria dan Rerata Gaji

Keberadaan data menjadi faktor penting untuk mengevaluasi kinerja perusahaan, sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat untuk kemajuan perusahaan tersebut.

Data itu juga berguna untuk melihat seberapa besar potensi pengembangan dalam sebuah perusahaan. Berdasarkan rekam jejak yang tertuang melalui data, perusahaan dapat memproyeksikan prospek usaha kedepannya dan kemungkinan pengembangan yang dapat dilakukan lebih jauh di masa depan.

Nah, disinilah letaknya pentingnya peranan bagian data entry. Data entry staff bertugas memasukkan data-data setiap aktivitas perusahaan secara terperinci dan akurat. Untuk sebuah perusahaan besar dengan banyak departemen, data entry menjadi bagian dari salah satu staf administrasi di setiap departemennya.

Kemudian, dari staf-staf data entry di setiap departemen tersebut, seluruh data akan terintegrasi sehingga manajemen perusahaan dapat mengakses keseluruhan data tersebut guna pengambilan keputusan strategis perusahaan. Perusahaan ritel, keuangan, transportasi, dan layanan kesehatan sangat membutuhkan peran staf data entry. Nah, karena begitu pentingnya data entry, maka pada artikel ini akan dibahas apa itu data entry, beserta deskripsi kerja dan gaji yang biasa seorang data entry dapatkan.

Definisi Staf Data Entry

Staf data entry, atau pengentri data, adalah posisi yang bertugas melakukan pengentrian data. Pengentrian data sendiri merupakan kegiatan memasukkan data yang berisi semua aktivitas yang ada di perusahaan atau departemennya ke dalam sebuah sistem komputer.

Dalam konteks ini, data dapat berupa banyak hal, bisa berupa suatu dokumen, surat menyurat, rekaman suara, rekaman video, berkas keuangan, berkas transaksi, perjanjian kerja, dan sebagainya.

Seorang pengentri data harus mampu mengorganisir data sebaik mungkin dalam perangkat komputer sehingga data tersusun dengan baik dan mudah dicari pada saat diperlukan.

Pengetahuan komputer dan sistem database menjadi kualifikasi dasar yang harus dimiliki oleh seorang pengentri data. Selain memasukkan data, pengentri data harus memastikan keakuratan data serta mengolah data dan menyajikannya dalam berbagai bentuk penyajian data seperti grafik, kurva, tabel, dan lain sebagainya.

Deskripsi Kerja Staf Data Entry

Nah, bagi kamu yang tertarik untuk mengambil pekerjaan sebagai data entry, kamu perlu tau apa saja yang menjadi kualifikasinya dan kira-kira seperti apa tugas utamanya, simak di bawah ini:

Mempersiapkan dokumen yang akan dimasukkan ke komputer

Sebelum dokumen dimasukkan ke dalam database perusahaan, pengentri data harus terlebih dahulu mempersiapkan dan menyortir dokumen sehingga semua dokumen dapat terekam secara benar dan sesuai urutannya.

Tidak jarang perusahaan mengeluarkan kebijakan yang mengoreksi atau memperbaiki kebijakan sebelumnya karena suatu keadaaan tertentu. Nah, pada kondisi inilah, seorang pengentri data harus mampu menyortir semua dokumen sesuai urutan waktu, agar kebijakan yang dikeluarkan perusahaan memang benar-benar mencerminkan kondisi perusahaan saat itu.

Memasukkan data ke database perusahaan

Dokumen atau data yang telah disortir harus dimasukkan oleh pengentri data ke dalam database perusahaan. Mengingat bentuk data yang cukup bervariasi, seorang pengentri data harus mengelompokkan data sesuai dengan jenisnya. Jadi, surat harus dikelompokkan bersama dengan surat lainnya, begitu juga untuk invoice, data rekaman video, data penjualan, dan lainnya.

Memeriksa keakuratan data

Pengentri data harus memeriksa dan memastikan bahwa data yang dimasukkan memang benar akurat dan tidak mengandung kesalahan. Proses pemeriksaan bisa dilakukan dengan melakukan data cross check ke sesama pengentri data, serta berkoordinasi dengan staf administrasi di setiap departemen untuk melakukan pemeriksaan dan pengecekan data sesuai dengan departemennya.

Menyelesaikan perbedaan data

Jika setelah data diperiksa didapati adanya perbedaan data, maka pengentri data harus menelusuri dimana letak perbedaan data tersebut. Tentunya apabila ada data yang tidak sesuai, maka pasti ada salah satu pengentri data yang lalai atau tidak teliti saat memasukkan data.

Deskripsi kerja inilah yang menekankan pentingnya kemampuan komunikasi seorang pengentri data, agar ia dapat berkoordinasi dengan bagian lain untuk mencari dimana letak kesalahannya dan segera memperbaiki kesalahan itu. Dengan begitu, maka data yang terekam dalam database perusahaan adalah data yang validitas dan akurasinya sudah teruji.

Data yang tidak valid dan akurat dapat membuat database perusahaan berantakan. Lebih lagi, data yang tidak valid tersebut dapat menimbulkan kerugian perusahaan dan merusak nama baik perusahaan. Misalkan saja pada perusahaan perbankan atau perusahaan keuangan lain yang sejenis, data disini menjadi kekuatan utama bisnis mereka. Jika ditemukan ketidaksesuaian data pada database-nya, maka itu akan berdampak sangat buruk pada citra bank tersebut.

Mengamankan data

Data perusahaan yang tersimpan harus dalam kondisi yang aman, baik data operasional perusahaan maupun data rahasia perusahaan. Berikut ini beberapa hal yang bisa dilakukan oleh pengentri data untuk meningkatkan keamanan data.

• Membuat data backup secara berkala, untuk antisipasi terjadinya data terkorupsi karena gangguan sistem komputer perusahaan.
• Memberikan sistem pengamanan berlapis pada database perusahaan sehingga tidak mudah diretas pihak lain.
• Membatasi akses terhadap database perusahaan. Misalkan saja, database hanya dapat diakses oleh orang-orang dengan level jabatan tertentu. Sementara bagian lain dari perusahaan hanya terbatas untuk melihat data saja tetapi tidak memiliki akses untuk memasukkan dan mengubah data disana. Jika ada staf dari bagian tertentu yang perlu memasukkan data ke database perusahaan karena urusan mendesak, maka staf tersebut harus mendapatkan ijin dan otorisasi dari pihak yang berwenang.

Memberikan laporan data pada pihak berwenang

Data yang tersimpan pada database perusahaan, secara berkala harus dilaporkan oleh pengentri data kepada pihak majamenen perusahaan atau sewaktu-waktu pada saat diminta. Karena itulah, pengentri data tidak hanya berkewajiban memasukkan data, tetapi juga mengolah data tersebut menjadi beberapa format pelaporan seperti bentuk kurva, grafik, dan tabel.

Data ini akan menjadi pegangan pihak manajemen untuk mengevalusi perusahaan dan mengambil kebijakan masa depan perusahaan. Untuk perusahaan publik, data yang akurat dan terinci akan menjadi laporan dan pegangan untuk pemegang saham perusahaan.

Melakukan pengkinian atau update terhadap sistem informasi perusahaan

Sistem operasi perusahaan yang di dalamnya tersimpan database perusahaan harus ditinjau secara berkala. Jika sistem operasi tersebut sudah dirasa terlalu jadul, maka seorang pengentri data harus melakukan pengkinian pada sistem. Hal ini bertujuan untuk mengurangi celah yang dapat dimasuki para peretas karena sistem informasi yang ketinggalan jaman. 

Sistem informasi terkini akan memberikan keamanan dan kestabilan yang semakin baik, serta kinerja yang semakin cepat untuk mengakses data. Selain perangkat lunak, pengkinian juga dapat dilakukan pada perangkat keras (hardware) komputer sehingga dapat menampung data yang lebih banyak.

Tentunya seiring berjalannya waktu, data yang tersimpan akan semakin banyak. Oleh karena itulah, untuk mengantisipasi agar sistem tetap dapat berjalan dengan lancar, perlu juga dilakukan pengkinian perangkat keras. Penambahan memori (RAM dan kapasitas harddisk) komputer dan penggantian server dengan kemampuan yang lebih tinggi menjadi beberapa cara pengkinian perangkat keras.

Gaji Staf Data Entry

Secara umum, Gajimu melaporkan bahwa gaji seorang pengentri data di kantor-kantor Indonesia berkisar antara Rp2.600.000,- hingga Rp3.700.000,- per bulan. Tentunya, besar gaji ini akan ditinjau secara berkala sesuai dengan prestasi kerja si pengentri data.

Semakin besar gaji seorang pengentri data, maka semakin banyak keahlian yang dituntut oleh perusahaan pada seorang pengentri data. Selain kemampuan komunikasi yang baik serta ketelitian yang tinggi, pengentri data juga dituntut memiliki kemampuan komputasi yang memadai, terutama dalam hal pengolahan data dan database.

Saat ini dengan perkembangan teknologi internet, pengentri data tidak hanya berperan sebagai pekerja kantoran saja. Selain di kantor, profesi yang satu ini dapat dilakukan dari rumah secara freelance. Tentunya, jumlah gaji dan perhitungan yang diterima oleh freelance data entry akan sangat berbeda dengan data entry kantoran.

Pengentri data kantoran dan freelance memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Trias Ismi dari Glints memaparkan beberapa plus and minus point dari kedua jenis pengentri data ini. Untuk freelance data entry, salah satu kelebihan yang utama adalah mereka bisa melakukan pengentrian data kapan saja dan dimana saja. Ini tentu saja memberikan kemudahan kerja dan besar gaji yang lebih fleksibel.

Selain itu juga, freelance data entry bisa tetap bekerja walaupun hari Minggu atau hari libur. Bahkan, banyak diantara para freelancer tersebut yang lebih sering lembur. Terlepas dari kesan yang sering lembur, seorang freelancer yang menikmati pekerjaannya akan tetap antusias bekerja, walaupun sedang berlibur sekalipun.

Keadaan ini tentu saja akan membuat seorang freelancer mendapat income yang besar. Tetapi, perlu dingat juga bahwa freelancer menerima gaji sesuai dengan proyek yang telah diselesaikannya, tidak seperti pekerja kantoran yang akan menerima gaji rutin di akhir bulan. Oleh karena inilah salah satu kekurangan dari freelance data entry adalah ketidakstabilan jumlah pendapatan yang ia peroleh setiap bulannya. Selain itu juga, freelancer tidak akan mendapatkan tunjangan kesehatan dan jenjang karir yang cukup tinggi.

Sementara itu untuk pengentri data kantoran, mereka unggul dalam hal standar gaji yang akan selalu diterima pada akhir bulam. Tunjangan dan jenjang karir yang sesuai dengan perkembangan perusahaan dan performa kerjanya juga bisa didapatkan oleh si pengentri data kantoran. Hanya saja, pengentri data kantoran wajib hukumnya untuk hadir ke kantor sesuai jam kerja, sehingga jam kerja terasa lebih mengikat dan terkesan tidak fleksibel jika dibandingkan dengan freelance data entry.

Fakta Menarik Tentang Staf Data Entry

Pekerjaan mengentri data relatif tidaklah terlalu sulit, apalagi jika kamu sudah menguasai ilmu komputer. Jika kamu sudah biasa berkutat dengan komputer, atau kamu lulusan dari jurusan-jurusan komputer, maka kamu pasti tidak aneh lagi berurusan dengan pengolahan data dan sistem database.

Jadi untuk seorang fresh graduate sekalipun, profesi pengentri data ini bisa menjadi awal bagi kamu untuk merintis karir. Dengan terus belajar dan beradaptasi dengan sistem kerja di perusahaan, kamu bisa dengan cepat meng-handle setiap pekerjaan dan tanggung jawabmu di kantor.

Bagi kamu para mahasiswa jurusan komputer yang hampir lulus, kamu bisa lho memanfaatkan waktu senggangmu untuk menjadi freelance data entry. Selain bisa menambah pengalaman kerja (walaupun berstatus sebagai freelancer), kamu juga bisa menambah pemasukkan untuk biaya sehari-harimu sebelum kamu lulus. Jadi kalau kamu seorang job seeker yang suka berkutat dengan data dan komputer, serta memiliki ketelitian yang tinggi, maka data entry ini adalah profesi yang tepat untuk kamu.

Bagi kalian semua yang sudah membaca artikel ini, apakah kalian tertarik untuk menjadi pengentri data? Jika kamu tertarik, yuk segera apply job pengentri data yang kamu inginkan! Nah, agar kamu lebih mudah mencari pekerjaan, kamu bisa lho melamar pekerjaan lewat Workmate. Tunggu apalagi, cepetan deh klik link ini, dan kamu akan dapatkan berbagai macam fitur yang bisa memudahkan kamu mendapat pekerjaan data entry yang kamu inginkan.