Staf Administrasi: Cakupan Kerja dan Rerata Gajinya

Kegiatan operasional suatu perusahaan tentunya tidak lepas dari peranan staf administrasi. Hampir semua departemen memerlukan staf administrasi untuk melakukan pencatatan, pelaporan, hingga penulisan surat. Bahkan pada instansi pemerintah atau jenis perusahaan jasa seperti perbankan, telekomunikasi, dan pendidikan, staf administrasi juga kerap dibutuhkan.

Pekerjaan seorang staf administrasi menuntut seseorang untuk mengorganisir, menyusun, mengatur agenda kerja, serta mengurus hal-hal ketatausahaan lainnya pada perusahaan tersebut. Nah, karena alasan itulah, pekerjaan ini cocok bagi orang yang teliti, teratur, suka bekerja di balik komputer, serta memiliki kemampuan manajemen yang baik.

Biasanya, posisi staf administrasi ini banyak dipegang oleh perempuan. Walaupun begitu, tidak menutup kemungkinan laki-laki untuk memegang posisi ini. Apakah saat ini kamu tertarik untuk menjadi staf administrasi? Jika iya, silahkan baca artikel ini sampai selesai ya, karena artikel ini akan memaparkan segala hal yang patut kamu ketahui tentang pekerjaan staf administrasi ini!

Nah, karena alasan itulah, pekerjaan ini cocok bagi orang yang teliti, teratur, suka bekerja di balik komputer, serta memiliki kemampuan manajemen yang baik.

Biasanya, posisi staf administrasi ini banyak dipegang oleh perempuan. Walaupun begitu, tidak menutup kemungkinan laki-laki untuk memegang posisi ini. Apakah saat ini kamu tertarik untuk menjadi staf administrasi? Jika iya, silahkan baca artikel ini sampai selesai ya, karena artikel ini akan memaparkan segala hal yang patut kamu ketahui tentang pekerjaan staf administrasi ini!

Definisi Staf Administrasi

Secara umum, staf administrasi adalah orang bertanggung jawab melakukan pencatatan/pembukuan  semua aktivitas yang terjadi pada sebuah perusahaan atau pada sebuah departemen dalam sebuah perusahaan. Salah satu aktivitas ini meliputi penataan agenda kerja, surat menyurat, dan hal-hal admnistratif lainnya.

Deskripsi Kerja Staf Administrasi

Staf administrasi di setiap departemen dan bidang usaha tentunya memiliki deskripsi kerja yang berbeda-beda. Berikut ini beberapa contoh deskripsi kerja staf administrasi di berbagai bidang dan tempat kerja.

Staf administrasi di kantor perusahaan

• Mengurus surat menyurat dari perusahaan dengan pihak lain sehubungan dengan operasional perusahaan seperti supplier, perusahaan rekanan, konsumen, dan lain-lain
• Membuat pembukuan perusahaan dan memberikan pelaporan pajak kepada instansi yang terkait
• Menyusun agenda kerja, yang merupakan rangkuman rapat perusahaan untuk kemudian disampaikan kepada setiap bagian
• Menyediakan keperluan surat menyurat lainnya seperti surat jalan dan invoice
• Menerima dan melakukan kontak telepon dengan pihak lain di luar perusahaan

Staf administrasi di bagian Human Resource Department (HRD)

• Mendata kehadiran setiap karyawan di perusahaan dan membukukannya
• Membantu proses penggajian karyawan sesuai dengan kehadiran, jabatan, dan prestasi kerjanya
• Memberikan surat peringatan kepada karyawan yang mangkir atau lalai melakukan tugasnya
• Memberikan surat tanda diterima kerja kepada karyawan baru sesuai dengan keputusan perusahaan
• Memberikan surat pemberhentian kerja (PHK) kepada karyawan yang tidak bisa bekerja lagi karena suatu kelalaian, yang tentunya keputusan pemberhentian kerja ini berasal dari petinggi perusahaan
• Memberikan surat keterangan kerja untuk karyawan yang mengundurkan diri
• Memberikan laporan pajak penghasilan kepada dinas pajak sesuai dengan aturan yang berlaku
• Mengatur hal-hal lain yang berhubungan dengan karyawan seperti bukti untuk pengambilan uang pensiun yang kemudian bisa dicairkan di bagian keuangan, pemotongan gaji karyawan untuk jamsostek, dan hal lainnya

Staf administrasi di bagian produksi

• Mencatat proses produksi yang sedang berjalan, dan memberikan laporan kepada kepala produksi untuk memastikan bahwa proses produksi berjalan sesuai dengan agenda
• Mencatat barang barang hasil produksi untuk kemudian dilaporkan kepada bagian distribusi sehingga barang bisa didistribusikan ke konsumen
• Mencatat bahan-bahan produksi yang digunakan dan berkoordinasi dengan bagian pembelian dan bagian gudang mengenai kebutuhan jumlah bahan produksi agar proses produksi tidak terhambat karena kurangnya bahan produksi

Staf administrasi di bagian gudang

• Mencatat barang yang masuk dan keluar gudang baik bahan produksi maupun hasil produksi, untuk kemudian dilaporkan ke kepala gudang dan dikoordinasikan dengan bagian lain
• Melakukan inventaris dan pencatatan barang penunjang operasional gudang misalnya jumlah palet, jumlah forklift, dan lain-lain
• Memberikan informasi ketersediaan barang di gudang kepada staf gudang yang meliputi jumlah barang dan letak raknya

Untuk melaksanakan tanggung jawabnya, seorang staf administrasi memerlukan beberapa kecakapan, yaitu:

• Mampu mengatur dan menentukan skala prioritas.

Pekerjaan pembukuan menjadi sesuatu yang tidak ada habisnya di sebuah perusahaan, karena itu seorang staf administrasi dituntut untuk mengorganisir pekerjaannya sesuai dengan prioritas. Hal-hal yang penting dan urgent tentunya harus diutamakan, sebelum melakukan pekerjaan yang belum terlalu urgent.

• Manajemen waktu

Staf administrasi juga harus mengelola waktu sebaik mungkin dengan membuat agenda kerja harian, sehingga setiap tugas dapat terselesaikan tepat waktu.

• Kemampuan komunikasi

Kita tahu bahwa staf administrasi ada di hampir semua departemen/bagian, sehingga seorang staf administrasi harus mampu berkomunikasi dan berkoordinasi dengan staf administrasi di bagian lain.

• Mampu mengoperasikan komputer dengan baik

Walaupun masih ada beberapa hal yang dilakukan di atas kertas, saat ini hampir semua hal dilakukan melalui komputer, mulai dari membuat surat, mengolah data, mencatat, membuat pembukuan, melaporkan pajak, mengirim e-mail, dan lainnya. Oleh karena itulah, kemampuan mengoperasikan komputer menjadi suatu keharusan bagi seorang staf administrasi.

• Mampu mengendalikan diri dan bersikap profesional

Berurusan dengan banyak orang dari banyak bagian dengan berbagai sifat tentunya menjadi tantangan tersendiri. Nah, di bagian inilah seorang staf administrasi harus tetap bersikap professonal. Konsumen yang tidak sabar, atau pimpinan yang temperamental harus dapat ditangani dengan tetap tenang. Kemampuan memisahkan urusan pribadi dengan urusan kantor akan membuat seorang staf administrasi tetap fokus dengan pekerjaannya dan tetap bersikap profesional.

Gaji Staf Administrasi

Indeed melaporkan bahwa rata-rata gaji seorang staf administrasi di Indonesia adalah Rp3.700.000,- per bulan. Tentunya besarnya gaji ini bergantung pada perusahaan dan pengalaman kerja syang dimiliki oleh staf tersebut.

Jika dilihat berdasarkan kotanya, Bandung merupakan kota di Indonesia yang memberikan gaji tertinggi kepada staf administrasinya, yaitu Rp4.300.000,- per bulan. Selain Bandung, daerah Jabotabek juga menggaji staf administrasinya dengan jumlah yang tergolong tinggi, yaitu sekitar Rp4.200.000,- per bulan, kecuali Tangerang yang sedikit lebih rendah yaitu sekitar Rp3.600.000,- per bulan.

Fakta Menarik Tentang Staf Administrasi

Staf administrasi sangat berperan penting dalam kelangsungan hidup sebuah perusahaan. Selain itu, staf administrasi yang berkompeten juga dapat terlibat dalam urusan manajerial.

Dengan data-data dan pencatatan yang lengkap, seorang staf administrasi yang sudah cukup berpengalaman dapat membantu pihak manajemen untuk mengambil keputusan keputusan strategis demi kelangsungan perusahaannya.

Jenjang karir pun cukup terbuka untuk seorang staf administrasi yang cakap dan berdedikasi tinggi. Jenjang karir ini pun tidak hanya terbatas menjadi senior atau kepala bagian tata usaha, tetapi juga dapat merambah ke bagian manajemen perusahaan.

Nah, jika kamu seorang perempuan muda yang baru lulus D3/S1, serta memiliki penampilan dan kemampuan komunikasi yang baik, tidak ada salahnya kok mendaftar sebagai staf administrasi.

Apalagi kamu seorang yang teliti, suka keteraturan, serta terampil menggunakan komputer, maka hal ini akan menjadi poin plus buat kamu yang ingin menjadi staf administrasi.

Kalau semua ciri-ciri ini ada pada dirimu, tunggu apa lagi, yuk segera daftarkan dirimu menjadi staf administrasi!

Nah, agar kamu lebih mudah mencari pekerjaan yang sesuai dengan yang kamu inginkan, kamu bisa apply job lewat Workmate nih! Segera klik link ini, dan kamu akan dapatkan berbagai macam fitur yang bisa memudahkan kamu mendapat pekerjaan yang kamu inginkan.