9 Langkah Memilih Perusahaan Outsourcing yang Tepat

Menemukan perusahaan outsourcing yang tepat dapat menjawab kebutuhan bisnis Anda yang tengah berkembang.Umumnya terdapat beberapa alasan mengapa bisnis akan membutuhkan outsourcing agency, seperti (outsourceaccelator.com): 

• Cost saving
• Meminimalisir risiko operasional di tengah berkembangnya bisnis
• Sebagai cara untuk menghadapi persaingan bisnis serta tenaga kerja

Tidak terlepas dari ketiga faktor itu saja, secara umum, bisnis dapat memercayakan outsourcing lantaran faktor menghemat waktunya, dengan outsource agency bisnis dapat mengalokasikan waktunya alih-alih menghabiskan banyak waktu untuk mencari pekerja dan meng-interview secara offline atau konvensional. Outsourcing agency juga dapat menjamin mereka memilih tenaga kerja yang tepat dan telah terkualifikasi. 

Terlebih dengan seiring berkembangnya teknologi dan kebutuhan pasar, kini bermunculan berbagai model bisnis baru seperti online groceries dan dark stores yang juga diiringi dengan kebutuhan masyarakat untuk berbelanja online, sehingga meningkatnya kebutuhan dari segi logistik. Yang mana volume tenaga kerja dibutuhkan dalam jumlah banyak dan dengan perputaran pekerja yang cenderung cepat. 

Apabila Anda kini tengah dalam posisi untuk mempertimbangkan perusahaan outsourcing ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Kami telah merangkum beberapa poin penting untuk persiapan Anda dalam memilih outsourcing agency yang tepat. Selengkapnya di bawah ini:

Langkah-langkah Dalam Memilih Outsourcing Agency

Memilih perusahaan outsourcing yang tepat akan menjadi tombak dari kesuksesan Anda dalam menjalani operasional harian perusahaan. Untuk mempermudah Anda dalam memilih perusahaan outsourcing yang tepat kami telah merangkum beberapa poin penting di bawah ini: 

Tujuan bisnis Anda

Pastikan Anda mengetahui tujuan dan peran yang akan rekrut terlebih dahulu. Pahami pula bagaimana peran ini ingin Anda tangani, dengan demikian Anda dapat mengatur ekspektasi serta target yang hendak dicapai. 

Selain itu dengan memastikan tujuan Anda akan mempermudah Anda untuk berkomunikasi dan menguraikan kebutuhan yang ada serta memastikan outsourcing memberikan jaminan atau pun asuransi yang dapat mendukung kebutuhan Anda. 

Buat dokumen yang menjelaskan secara rinci mengenai cakupan pekerjaan, peran yang dibutuhkan, target dan volume tenaga kerja yang diberikan. Secara verbal Anda juga bisa menjelaskan bisnis Anda. 

Tanyakan pengalaman dan sejumlah portofolio dari outsourcing agency

Tanyakan pada kandidat agency sejumlah pengalaman dan portfolio serupa. Seperti berapa lama mereka sudah menangani peran yang Anda butuhkan? Anda juga dapat mencari referensi lainnya dari studi kasus lainnya yang di miliki oleh agency. Hal ini guna memastikan bagaimana mereka dapat beradaptasi dengan kondisi dari perusahaan Anda. 

Pahami kultur dan manajemen agency terkait

Hal ini juga dapat Anda tanyakan guna memastikan sebarapa cekatan, professional dan kesesuaian dengan cara kerja bisnis Anda sehingga Anda dapat berkomunikasi dengan lebih aman dan nyaman untuk memenuhi target. 

Cara komunikasi juga sangat krusial, dengan begini Anda dapat menghindari miskomunikasi dan mengambil langkah preventif apabila ada birokrasi lainnya yang mungkin saja akan Anda hadapi di masa depan. 

Bandingkan pengalaman dan service yang ditawarkan

Buat list dari vendor atau agency yang sudah Anda hubungi atau akan Anda hubungi. Kemudian dari sejumlah agency tersebut Anda dapat membuat skala relevansi yang tepat dengan bisnis. 

Pastikan tidak terlalu banyak opsi yang perlu Anda seleksi, cukup pilih 3-5 agency saja. Dengan begini akan mempermudah Anda untuk mengeliminasi opsi lainnya.

Beberapa poin yang perlu diperhatikan seperti:

• Kehandalan secara teknikal
• Akses dengan teknologi terkini
• Pengalaman dalam memecahkan masalah rumit maupun tantangan serupa yang tengah dialami bisnis Anda
• Seberapa fleksibel mereka dalam keadaan urgent

Kehandalan dan teknologi adalah kedua aspek krusial yang perlu Anda nilai, terutama apabila bisnis Anda terbilang mengandalkan teknologi. Beberapa indikasi mengapa memilih agency yang memahami teknis dan teknologi krusial bagi Anda: 

• Dapat menghambat proses serta target Anda
• Komunikasi menjadi tidak efisien dan efektif
• Kecepatan mereka dalam menangani permintaan
• Birokrasi sulit yang memakan waktu
• Tidak cekatan dalam keadaan urgent

Semakin mereka memahami dan mengerti teknologi, umumnya akan semakin mudah dalam menjangkau Anda dari aspek komunikasi hingga kecepatan mereka.

Komunikasikan perihal budget dan tarif

Hal krusial lainnya yang tidak boleh Anda lupakan dan komunikasikan adalah perihal budget, pastikan Anda juga mengerti harga rerata di pasaran. 

Sebelum Anda menghubungi sejumlah outsourcing agency ini, ada baiknya apabila Anda juga telah menyiapkan budget yang sudah disesuaikan dengan pasar. 

Selain itu, pahami juga bagaimana mereka memasang tarif untuk bisnis Anda, apakah fair untuk servis yang akan Anda dapatkan, atau apabila ada yang perlu diantisipasi. 

Pahami proses rekrutmen dari outsourcing agency

Terdapat sejumlah cara yang dilakukan oleh agency untuk memenuhi volume pekerja dalam pool mereka. Pertimbangkan agency yang dapat menyesuaikan dengan proses rekrutmen yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Apabila mereka memiliki proses rekrutmen yang transparan serta tingkat kesuksesan proses rekrutmennya dapat diukur, sangat memungkinkan bagi Anda untuk mendapatkan pekerja sesuai dengan jumlah dan kualitas yang Anda cari secara konsisten. 

Akan lebih baik apabila mereka proses rekrutmen serta pengukuran kesuksesnya selaras dengan keinginan atau kebutuhan Anda.

Pahami bagaimana proses onboarding berlangsung

Tanyakan dan pastikan kembali proses bagaimana proses onboarding pekerja akan berlangsung. 

Tentu Anda tidak ingin proses awal menjadi blunder, maka tetapkan PIC yang akan mengurus tahapan ini, serta ketahui juga PIC yang akan membantu Anda dari pihak agency sebelum tahapan onboarding dilakukan. 

Apabila dibutuhkan jelaskan juga ke mereka berapa banyak waktu atau jam yang dibutukan untuk mereka untuk mendedikasikan waktunya untuk kebutuhan bisnis Anda. 

Pahami kebijakan manajemen masalah tenaga kerja

Agency Anda harus dapat memberitahu Anda apabila terjadi masalah yang sewaktu-waktu bisa muncul, seperti:

• Kecelakaan kerja, cedera atau sakit. Ini sangat penting karena kami terus bekerja melalui implikasi dari pandemi COVID.
• Perselisihan atau konflik ketenagakerjaan.
• Dugaan pelanggaran

Pahami bagaimana sistem dan kebijakan yang berlaku dari agency untuk meminimalisir dampak yang diterima yang bisa menghambat operasional bisnis Anda.

Pahami bagaimana legalitas dan compliance berlaku

Legalitas perlu Anda ketahui agar agency dengan perusahaan dapat memberikan hak serta menetapkan kebijakan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. 

Selain itu dengan memahami legalitas dan prosesnya dari kedua belah pihak, Anda jadi lebih dapat memahami dan mengantisipasi adanya gesekan yang bisa saja terjadi dari kedua belah pihak. 

Kebijakan Terbaru Terkait Outsourcing yang Perlu Diketahui

Sebagai tambahan, pastikan Anda juga mengerti kebijakan yang kini tengah berlaku. Hal ini dapat Anda jadikan sebagai pondasi dalam membuat keputusan dalam memilih outsourcing agency.

Jenis pekerjaan yang dapat dialihdayakan

Dalam UU Cipta Kerja yang menghapus aturan hukum outsourcing di Indonesia menegaskan, hubungan kerja antara perusahaan alih daya dengan pekerja/buruh harus didasarkan pada perjanjian kerja yang dibuat secara tertulis, baik untuk perjanjian waktu tertentu maupun perjanjian kerja waktu tidak tertentu. 

Dalam UU Cipta Kerja No.11/2020 Alih daya tidak lagi dibatasi hanya untuk pekerjaan penunjan (non core business) sehingga tidak ada lagi pembatasan jenis pekerjaan yang dapat dialihdayakan. Sehingga pekerjaan yang akan dialihdayakan atau di-outsource tergantung dari kebutuhan sektor. 

Berbeda dengan UU No.13 Tahun 2003 yang memberikan batasan terkait jenis pekerjaan yang dapat dialihdayakan, seperti pekerjaan penunjang (non core business) dengan pekerjaan seperti: usaha pelayanan kebersihan, usaha penyediaan makanan bagi pekerja, usaha tenaga pengamanan, usaha pertambangan dan perminyakan serta usaha angkutan kerja. 

Sejumlah perubahan kebijakan di UU Cipta Kerja 

Perbedaan terdapat dari segi upah minimum yang kini berubah menjadi Umah Minimum Provinsi. Sehingga UMK dan UMSK tidak menjadi acuan lagi

Perihal bonus juga diatur dalam UU Cipta Kerja yang mana sebelumnya tidak diatur dalam UU Ketenagakerjaan. 

Jam kerja juga salah satunya yang mengalami perubahan dalam UU Cipta Kerja. Di mana waktu kerja lembur menjadi 4 jam per hari dan 18 jam per minggu. Di mana sebelumnya disebykan waktu kerja lembur paling banyak 3 jam per hari dan 14 jam per minggu. 

Hari libur bekerja kini menjadi 1 hari untuk 6 hari kerja. Untuk perihal cuti pun akan diserahkan pada kewenangan perusahaan. 

Pasal mengenai PKWY yang ada di UU Ketenagakerjaan juga dihapus. Kini tidak ada ketentuan yang menatur syarat PKWT atau pekerja kontrak

Selengkapnya mengenai sejumlah perubahan dari UU Ketenagakerjaan ke UU Cipta Kerja bisa Anda akses di sini. 

Alternatif Staffing Pintar 

Apabila anda kini tengah mencari kandidat outsourcing agency yang dapat menunjang kebutuhan pekerja Anda dengan lebih efisien, terukur dan fleksibel. Workmate dapat menjadi solusinya. Selengkapnya mengenai staffing pintar di sini