Business: Panduan Merekrut Peran Administrasi Restoran

Administrasi restoran ini merupakan peran yang berfungsi untuk membantu berjalannya operasional manajemen. Kehadiran pegawai administrasi ini pun juga tidak kalah pentingnya dengan pegawai FOH (front of house) dan pegawai BOH (back of house) lainnya. Admin restoran dianggap merupakan salah satu bagian dari BOH.

Apabila Anda sedang ingin mencari admin restoran yang tepat ada dua cara untuk merekrut mereka: sebagai karyawan tetap apabila Anda membutuhkan peran yang terus memantau restoran serta karyawan kontrak atau harian apabila Anda membutuhkannya di momen tertentu saja.

Sebelum merekrut, ada baiknya kita memahami cakupan tugas dari admin yang hendak Anda rekrut.

Tugas dari seorang administrator restoran

1. Mengentri data restoran

Administrator restoran bekerja untuk mengentri dan mengumpulkan segala data yang berkaitan dengan restoran tersebut. Ada banyak sekali data yang harus dientri oleh administrator, seperti data kehadiran pegawai, data supplier langganan, pendapatan dan pengeluaran dari restoran tersebut, dan masih banyak lagi.

2. Menyusun dan membuat anggaran belanja restoran secara periodik

Selain data entry, administrator restoran juga membuat anggaran pendapatan dan belanja restoran. Biasanya, anggaran ini dibuat setiap bulannya. Seorang administrator harus dapat mengetahui kira-kira berapa banyak biaya yang akan dibutuhkan oleh restoran pada bulan tersebut.

Tentunya, anggaran pendapatan ini harus disusun berdasarkan ketersediaan bahan baku yang masih ada di restoran hingga akhir bulannya. Selain mengurus anggaran pendapatan ini, administrator juga harus menjaga ketersediaan bahan baku atau stok barang sesuai dengan tanggung jawab divisinya.

3. Mengelola dan menyusun dokumen dan surat-surat

Selain data entry, administrator restoran juga bekerja untuk menyusun dokumen dan surat-surat. Dokumen yang disusun dapat berupa laporan pendapatan dan belanja secara periodik. Administrator harus mampu membedakan pendapatan restoran yang berasal dari pesanan individu atau dari pesanan yang besar seperti rapat atau tamu penting.

Hal ini disebabkan makanan dan minuman dengan harga satuan memiliki nilai “kontrak” yang berbeda dengan makanan dan minuman prasmanan. Jika terjadi perbedaan keuntungan seperti ini, maka bisa saja restoran mendapatkan keuntungan yang lebih besar dari prasmanan daripada dari makanan dan minuman dengan harga satuan. Surat-surat pun juga diurus oleh administrator, seperti surat yang berhubungan dengan perbankan, surat mengajukan kerjasama, dan surat lainnya.

3. Menyusun laporan keuangan untuk urusan perpajakan restoran

Administrator restoran juga bertugas untuk menyusun laporan keuangan. Laporan keuangan ini termasuk salah satu dokumen penting dalam sebuah restoran. Laporan ini akan digunakan untuk mengurus perpajakan dari restoran tersebut

4. Bertanggung jawab terhadap proses operasional restoran setiap harinya

 Tidak hanya bekerja “di belakang layar” saja, seorang administrator sesekali harus pergi melihat keadaan yang nyata di lapangan. Seorang administrator juga harus bertanggung jawab terhadap proses operasional restoran setiap harinya.

Dalam hal ini, semua hal yang berkaitan dengan proses operasional restoran harus senantiasa dipikirkan oleh administrator, mulai dari bahan bakunya, anggaran yang dikeluarkan oleh restoran, sampai sumber daya manusia yang ada pada restoran tersebut.

Dengan memperhatikan hal-hal seperti ini, maka seorang administrator juga dapat membuat keputusan lebih lanjut jika restoran tersebut sedang mengalami masalah. Salah satu keputusan yang dibuat oleh administrator seperti memutuskan untuk menambah fasilitas pada restoran (seperti pengadaan take away atau delivery) atau memutuskan untuk merekrut pekerja tambahan saat hendak memasuki peak season.

Itulah tugas utama dari sebuah administrator restoran. Anda sebagai pemilik restoran dapat merekrut administrator tetap, ataupun administrator kontrak. Anda pun juga bisa merekrut administrator full-time atau administrator part-time.

Hanya saja, jika Anda memutuskan untuk merekrut administrator kontrak atau pun administrator part-time, pastikan agar segala pekerjaan administrasi dapat berjalan dengan lancar, walaupun staf yang mengurus pekerjaan administrasi tersebut selalu berubah.

Pastikan juga agar head of administration Anda dapat lebih memperhatikan pegawai-pegawai kontrak dan part-time tersebut, agar segala berkas mengenai restoran Anda tetap dapat terekap dengan baik.

Karena banyak sekali hal-hal yang harus diurus oleh administrator, maka tentunya Anda pun sebagai pemilik restoran ingin agar administrator Anda merupakan administrator yang kompeten pada bidangnya. Berikut ini beberapa tips-tips dalam memilih administrator restoran yang baik.

Tips merekrut admin restoran

1. Pilihlah administrator yang memenuhi kriteria

Jika Anda sebagai pemilik restoran sedang mengadakan lowongan kerja, maka Anda menginginkan agar kriteria yang sudah Anda tulis pada iklan lowongan kerja dapat terpenuhi oleh para pelamar. Kriteria ini bisa menjadi salah satu tahap pre-selection yang paling awal sebelum Anda mewawancarai pelamar tersebut. Jika Anda menyebutkan salah satu kriterianya adalah memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun, maka Anda tidak perlu lagi memikirkan pelamar yang fresh graduate.

2. Pilihlah administrator yang memiliki sifat dan keterampilan yang baik

Setiap tugas yang digeluti oleh administrator merupakan tugas yang harus diselesaikan dengan sedetail mungkin. Oleh karena itu, dalam proses seleksi, akan jauh lebih baik jika Anda memilih administrator yang biasa bekerja dengan seteliti dan secermat mungkin.

Anda dapat melihat kualitas ini dari riwayat kerjanya, kecermatan dan ketelitian administrator sangat berpengaruh besar pada restoran Anda.

3. Pilihlah administrator yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik

Seorang administrator harus senantiasa berkoordinasi dengan orang lain dan tim lain agar administrator dapat merekap data yang benar-benar akurat dan sesuai di lapangan.

Oleh karena itu, pastikan administrator yang Anda pilih nantinya dapat berkomunikasi dengan baik. Kemampuan komunikasi ini pun dapat Anda lihat dari sesi wawancaranya, apakah selalu wawancara ia selalu menjawabnya dengan confident atau tidak, apakah bahasa yang keluar dari mulutnya merupakan bahasa yang benar-benar tepat atau tidak tepat.

Terlebih lagi, kemampuan komunikasi ini penting bagi administrator yang bekerja secara kontrak dan part-time. Komunikasi ini penting terjadi diantara dua administrator yang sedang berganti shift. Dengan adanya komunikasi yang baik antara dua pegawai shift tersebut, maka pekerjaan administrasi tidak akan menjadi berantakan.

4. Pilihlah administrator yang mampu bekerjasama dan berkoordinasi dengan tim

Layaknya peran pegawai lain dalam sebuah restoran, seorang administrator juga harus mampu bekerjasama dan berkoordinasi dengan baik. Poin ini pun sejalan dengan poin sebelumnya, karena kerjasama dan koordinasi yang baik dapat muncul berkat adanya komunikasi yang baik.

Afifah dari Jadi Karyawan pun menegaskan hal ini, karena administrator pasti akan bekerja dengan banyak orang dengan berbagai sifat karakter yang dimilikinya. Oleh karena itu, pilihlah administrator yang dapat dengan mudah berkoordinasi dengan pegawai Anda lainnya, sehingga ia tidak akan kesulitan menghadapi banyak orang, dan segala data mengenai restoran Anda dapat terdata dengan sebaik mungkin.

5. Pilihlah administrator yang mampu mengatur waktunya dengan baik

Pekerjaan administrasi bukanlah merupakan pekerjaan yang dapat dianggap sebelah mata. Banyak hal yang harus dikerjakan administrator setiap harinya.

Oleh karena itu, Anda harus memilih administrator yang bisa mengatur prioritas dan mampu mengatur waktunya dengan baik. Dengan begitu, maka semua pembukuan restoran dapat dibuat dengan cepat dan serapi mungkin.

Singkat kata sebelum merekrut karyawan administrasi restoran Anda, pastikan:

• Memahami peran dan kontrak yang dibutuhkan serta batasannya
• Mengetahui kriteria yang tepat baik dari segi soft skills dan hard skills

Jika Anda masih belum menemukan administrator yang cocok untuk restoran Anda, Anda bisa coba gunakan Workmate untuk mulai mencari dan merekrut karyawan admininstrasi restoran berbasis pekerja harian, Workmate dapat membantu Anda dalam menemukan peran yang tepat untuk restoran Anda. Baca juga tips-tips merekrut karyawan restoran lainnya dan cara mencari karyawan yang berkualitas.