Business: Tips Membagi Peran Kerja & Shift di Restoran

Mengoperasikan sebuah restoran tidaklah semudah yang Anda pikirkan.

Mungkin Anda berpikir bahwa industri food and beverage (F&B) hanya meliputi pekerjaan hospitality dan masak-memasak semata, seperti melayani pesanan konsumen, menyiapkan hidnagan, dan melayani pembayaran dari konsumen.

Namun kenyataannya, industri F&B tidak hanya bekerja seperti itu saja. Pada dasarnya, industri F&B tidak sesederhana seperti memesan - memasak - membayar saja.

Sebuah restoran tidak bisa dikerjakan hanya dengan mengandalkan satu orang saja.

Walaupun restoran tersebut hanyalah sebuah restoran kecil, tetap saja memerlukan lebih dari satu orang dalam mengoperasikan restoran tersebut.

Pembagian kerja dalam sebuah restoran sangatlah penting.

Oleh karena itu, dari awal perekrutan pekerja, Anda sebagai pemilik restoran harus memberitahu pembagian kerja yang jelas dan terperinci kepada seluruh pekerja Anda.

Adanya pembagian kerja yang jelas dan terperinci ini dapat membuat para pekerja Anda mengerti tentang tugas dan tanggung jawab mereka masing-masing, sehingga mereka dapat melakukan tugasnya dengan baik.

Nah, apakah Anda saat ini sedang bingung dalam mengelola pekerja restoran Anda?

Kali ini, akan dipaparkan beberapa tips mengelola pekerja restoran dan cara membagi peran pekerja di restoran Anda. Yuk, dibaca tips dan cara berikut ini, agar restoran Anda dapat berjalan dengan lancar.

Tips Agar Operasional Restoran Anda Lancar

1. Menciptakan Kerjasama Tim

Hal yang pertama Anda harus lakukan sebagai pemilik restoran adalah mengetahui dan mengenal pekerja Anda.

Sudah seharusnya Anda sebagai pemilk restoran berbicara dan mengenal lebih dalam tentang pekerja Anda.

Ada beberapa hal yang mungkin dapat Anda gali dari pembicaraan Anda dengan pekerja, seperti “Apa tujuan dan tantangan mereka?”, “Apa yang mereka sukai dari pekerjaan mereka?”, “Apakah mereka mengalami masalah saat bekerja?”, dan “Apa perubahan yang ingin mereka lihat pada restoran ini?”.

Beberapa pertanyaan sederhana ini dapat membuat Anda dan pekerja dalam membuat Anda dapat saling mengenal satu sama lain.

Lalu, setelah “menggali” beberapa informasi tersebut, mulailah untuk mengatur pertemuan bersama. Adakan pertemuan ini dengan Anda dan seluruh pekerja Anda.

Beritahukan dengan jelas apa yang menjadi tujuan restoran Anda, dan tekankan tujuan tersebut kepada seluruh pekerja Anda.

Dalam pemaparan tujuan, tekankan juga kepada pekerja Anda bahwa semua tujuan tersebut tidak dapat tercapai apabila mereka tidak mau bekerja sama dan saling mem-backup satu sama lain.

Anda juga bisa meminta saran kepada pekerja Anda, jika pekerja merasa ada sesuatu yang perlu diperbaiki dari restoran tersebut.

Sebuah penelitian yang dilakukan oleh Dew Smith dari 7Shifts menyebutkan bahwa kerjasama tim dan frekuensi bertemu manajer juga merupakan salah satu faktor kebahagiaan seorang pekerja saat bekerja dalam sebuah restoran.

Dari penelitian tersebut, disebutkan bahwa 44% pekerja restoran merasa bahwa mereka lebih bahagia saat bekerja ketika mereka lebih sering bertemu dengan manajer restorannya.

Hal ini disebabkan karena semakin sering bertemu manajer, maka kerjasama tim akan lebih lancar, sehingga membuat mereka tidak cepat stress saat bekerja.

2. Tentukan Batasan Kerja dan Tujuan untuk Setiap Tim

Setiap pekerja pada setiap tim harus diberikan tugas, tanggung jawabnya, dan tujuannya secara jelas.

Hal ini penting untuk dilakukan, agar setiap pekerja pada setiap tim dapat mencapai tujuan tim tersebut, serta mencegah adanya pekerja yang tidak bekerja apa-apa dan hanya mengikuti apa yang temannya sedang lakukan.

Selain, tugas, tanggung jawab, dan tujuan tim, Anda juga harus menerapkan batasan pada setiap tim. Batasan juga merupakan hal yang penting bagi Anda dan pekerja Anda.

Jangan sampai ada salah satu pekerja, atau bahkan Anda yang melakukan tugas pekerja bagian lain secara terus-menerus.

Pada saat-saat tertentu, bisa saja Anda atau pekerja Anda membantu salah satu tugas mereka, namun hal seperti itu tidak boleh terjadi hampir setiap hari.

Dengan adanya tujuan dan batasan kerja yang jelas, maka dapat tercipta keadilan bagi semua pekerja, karena mereka diberikan beban kerja yang hampir sama (Sumber: Triple Seat).

3. Pastikan Bahwa Pekerja Merasa Dihargai

Bukan rahasia lagi kalau pergantian pekerja merupakan masalah bagi kebanyakan pelaku usaha F&B. Dalam sebuah restoran, pekerja F&B akan bekerja dalam sebuah restoran hanya kurang dari dua bulan saja (Sumber: Ana Cvetkovic dari 7Shifts).

Hal ini membuat restoran Anda harus mengeluarkan lebih banyak biaya untuk kembali melatih pekerja baru lagi.

Oleh karena itu, untuk mencegah terjadi hal seperti ini, Anda sebagai pemilik restoran harus bisa memberikan motivasi, rasa tenang, dan rasa bahagia bagi pekerja.

Ketiga hal ini dapat membuat para pekerja Anda merasa dihargai dalam pekerjaannya, dan mereka akan memikirkan berulang kali jika ingin keluar dari pekerjaan mereka saat ini.

Cara agar pekerja Anda merasa dihargai dalam pekerjaannya salah satunya bisa dengan cara membuat program Employee of the Month. Dengan membuat program tersebut, maka para pekerja Anda akan berusaha untuk menjadi pekerja yang terbaik pada bulan tersebut.

Selain program seperti itu, pastikan mereka yang memiliki performa yang exceptional dalam bekerja mendapat sebuah bonus atau hadiah apapun juga. Hal ini juga tentu membuat pekerja lainnya termotivasi untuk memberikan performa terbaik mereka selama bekerja.

Pekerja juga akan merasa lebih dihargai jika mereka dapat mengetahui persisnya berapa keuntungan atau kerugian yang diperoleh dari restoran pada hari itu.

Seakan-akan, mereka merasa bahwa mereka benar-benar terlibat dalam segala perubahan yang terjadi pada restoran tersebut.

Oleh karena itu, akan jauh lebih baik jika Anda bersikap transparan dengan bekerja Anda mengenai kondisi keuangan restoran Anda, persentase keuntungan, dan apakah pada saat itu persentase keuntungannya meningkat atau menurun (Sumber: Sling).

Selain itu, pada jam-jam sibuk ketika pekerja Anda harus bekerja lebih ekstra untuk melayani lebih banyak pengunjung, maka Anda bisa menyiapkan makanan gratis bagi pekerja Anda.

Anda juga bisa menyediakan insentif pada peak season, karena pada saat itulah pekerja Anda harus bekerja lebih keras. Semua ini bertujuan agar pekerja Anda dapat lebih termotivasi dan lebih ter-encourage saat bekerja (Sumber: Aida Behmen-Milicevic dari POS Sector).

4. Latih Pekerja agar Bisa Meng-handle Keadaan yang Tidak Biasa

Dalam industri F&B, terdapat sebuah frasa yang terkenal di setiap usaha, yaitu pelanggan adalah raja dan mereka selalu benar.

Masalahnya, setiap pelanggan memiliki karakteristik dan sifatnya masing-masing, sehingga tidak mungkin rasanya jika restoran Anda harus selalu menyenangkan semua pelanggan.

Memang sih, tidak semua pelanggan akan puas dengan pelayanan yang sudah diberikan oleh restoran Anda. Namun, Anda bisa meminimalisir persentase pelanggan yang tidak puas ini. Salah satu caranya untuk meminimalisirnya yaitu Anda harus mempersiapkan pekerja Anda untuk bisa mengontrol keadaan yang sangat tidak lazim terjadi.

Pastikan semua pekerja Anda (terutama pekerja FOH) tahu bagaimana caranya merespon pertanyaan “aneh” dari pengunjung.

Pastikan juga jika pekerja Anda tahu apa yang harus dilakukan ketika pengunjung meminta beberapa hal yang tidak umum dalam pesanannya.

Selain itu juga, pekerja Anda juga harus tahu apa yang harus dilakukan apabila ada pengunjung yang marah-marah, atau melakukan hal-hal yang melewati batas.

Untuk itu, maka diperlukan berbagai persiapan untuk pekerja Anda. Sajikan kepada pekerja Anda beberapa skenario yang mungkin terjadi, sehingga membuat pekerja Anda semakin siap untuk menghadapinya.

Dengan begitu, maka Anda dapat meminimalisir jumlah pengunjung yang tidak puas, dan tetap memastikan bahwa pengunjung Anda memiliki pengalaman yang bagus di restoran Anda (Sumber: Triple Seat).

5. Perhatikan Respon Konsumen

Sebagai seorang pemilik restoran, Anda harus mengetahui bahwa terdapat faktor utama orang memilih sebuah restoran, yaitu restoran tersebut dikenal bagus oleh pengunjung lain yang sudah pernah mendatangi restoran tersebut.

Pada zaman sekarang ini pun, orang sudah bisa mendapat restaurant review dari mana saja, bisa dari kenalannya, atau bisa dari review yang positif dari penjualan online restoran tersebut.

Salah satu cara termudah untuk mengetahui apa kesan pengunjung terhadap restoran Anda yaitu dengan meng-googling nama restoran Anda.

Setelah Anda meng-googling nama restoran Anda, Anda dapat langsung melihat tanggapan pengunjung Anda di Google Reviews.

Jangan lupa cek Google Maps beserta Google Photos-nya. Pada Photos, orang akan diberi kesempatan untuk menggunggah foto apapun mengenai restoran Anda, serta memberikan sedikit caption pada foto tersebut.

Selain Google, Anda juga perlu mengecek Facebook, Trip Advisor, dan beragam aplikasi travelling dan aplikasi pemesanan restoran lainnya (Sumber: Triple Seat).

Pastikan agar Anda dapat selalu up to date di beberapa situs tersebut, dan baca apa yang disampaikan pengunjung mengenai restoran Anda. Hal ini tentu akan sangat membantu Anda untuk memperbaiki beberapa hal pada restoran Anda, dan Anda pun juga dapat terus mempertahankan dengan baik kesan positif restoran Anda di mata pengunjung.

Apapun keputusan yang Anda buat, tentunya semua berguna untuk mencapai kepuasan konsumen yang lebih baik. Namun, Anda harus ingat juga bahwa untuk mendapatkan kepuasan konsumen, jangan sampai mengorbankan perasaan pekerja Anda.

Anda juga tetap harus melindungi pekerja dari respon negatif konsumen (Sumber: Sam Campbell dari When I Work).

6. Tetap Konsisten dan Proaktif

Dalam industri F&B, banyak hal yang senantiasa berubah, dan perubahan ini pun terjadi begitu cepat.

Dapat dikatakan, semua orang yang menggeluti industri F&B harus berhadapan dengan situasi yang tidak sama hampir setiap harinya.

Oleh karena itu, Anda sebagai pemilik restoran harus tetap konsisten dalam memecahkan masalah yang terjadi pada restoran Anda.

Seorang manajer atau pemilik restoran harus konsisten memaparkan tujuan restoran. Selain itu, Anda juga harus konsisten dalam berkomunikasi dan dalam menegakkan peraturan restoran.

Pekerja Anda harus tahu bahwa Anda tetap konsisten dalam keadaan apapun. Hal ini perlu diketahui oleh pekerja, karena konsistensi Anda memungkinkan pekerja Anda mengatasi stres dan beban kerja yang tinggi, tanpa menghasilkan kesalahan.

Jika Anda tidak konsisten, maka bisa saja pekerja Anda akan semakin stres, dan tentunya hal ini membuat pekerja Anda tidak menghasilkan performa yang baik saat bekerja.

Selain konsisten, seorang manajer restoran juga harus proaktif dalam membuat keputusan.

Tentunya keputusan ini harus dibuat berdasarkan keadaan aktual restoran Anda, seperti kebutuhan karyawan, kondisi pemasaran, tren konsumen, tren makanan, kemajuan teknologi, kondisi hari raya, dan lain sebagainya.

Dari keadaan ini, beberapa keputusan yang dapat dibuat yaitu membuka lowongan pekerjaan, menambah atau mengubah menu, menyediakan tablet untuk semua pekerja FOH, memperluas area restoran, dan lainnya.

Bila seorang manajer tidak proaktif maka restoran tidak akan bisa berjalan mulus, karena dianggap tidak update terhadap hal-hal yang sedang booming saat itu (Sumber: Sam Campbell dari When I Work).

7. Manfaatkan Teknologi dan Latih Pekerja untuk Menggunakan Teknologi Tersebut

Dalam beberapa tahun terakhir ini, memang banyak terjadi pemanfaatan teknologi di berbagai industri, termasuk salah satunya di industri F&B.

Penerapan teknologi di industri perkulineran ini membuat Anda dan para pekerja Anda dapat lebih praktis dalam menjalankan restorannya.

Tentunya, penerapan teknologi di restoran ini harus diawali dengan adanya pelatihan, sehingga para pekerja Anda dapat dengan terampil menggunakan teknologi tersebut.

Anda pun juga setidaknya harus dapat menguasai teknologi tersebut, sehingga apabila terdapat kendala, Anda dapat mengatasinya dengan segera.

Pastikan agar penerapan teknologi tersebut benar-benar dapat mempermudah Anda dan para pekerja Anda.

Jika teknologi tersebut malah mempersulit Anda, karena teknologi tersebut tidak dalam keadaan yang baik, maka Anda harus mempertimbangkan kembali penggunaan teknologi tersebut. Seharusnya, penggunaan smart technology pada restoran Anda dapat membuat Anda mengatur beban kerja Anda dengan lebih baik, apalagi dengan jadwal kerja yang senantiasa berubah (Sumber: Laurie Mega dari 7Shifts).

Itulah beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk mengelola pekerja restoran Anda. Salah satu cara untuk mengelola pekerja restoran yaitu dengan cara membagi pekerja Anda menjadi beberapa peran.

Seorang manajer restoran harus selektif dalam mempekerjakan orang. Mempekerjakan orang yang tepat di bagian atau peran tertentu akan menghasilkan keuntungan, dan sebaliknya, mempekerjakan orang yang salah di bagian atau peran tertentu akan membuat bencana bagi restoran Anda.

Poin inilah yang menjadi peran utama Anda dalam mempekerjakan dan merekrut pekerja baru, serta menempatkannya di bagian atau peran yang tepat.

Peran Anda sangat penting dalam membagi peran pekerja Anda di restoran.

Hal ini memang penting, karena seperti yang sudah disebutkan tadi, menempatkan orang di peran yang tepat dapat menghasilkan keuntungan yang berlimpah untuk restoran Anda.

Berikut ini beberapa cara yang dapat membantu Anda untuk membagi peran pekerja di restoran.

Tips Membagi Peran Pekerja dan Shift di Restoran

1. Rencanakan Jumlah Pekerja dengan Jelas

Sebelum Anda memulai perekrutan pekerja baru, akan jauh lebih baik jika Anda merencanakan jumlah pekerja pada setiap bagiannya dengan jelas.

Tentunya, perencanaan jumlah pekerja ini harus didasari pada beban kerja yang akan dipikul oleh pekerja pada bagian tersebut.

Selain itu juga, Anda juga harus mengetahui kualifikasi yang harus dipenuhi oleh pekerja baru tersebut.

Apabila jumlah pekerja ini belum cukup mengisi kekosongan yang ada pada restoran Anda, maka Anda perlu membuka lowongan kerja baru dengan strategi yang lebih tepat sasaran dan lebih dapat dilihat oleh banyak orang.

Sebenarnya, berapa banyak sih jumlah pekerja yang harus Anda rekrut untuk restoran Anda?

Jumlah pekerja yang harus Anda rekrut untuk bekerja di restoran Anda tentu bervariasi, tergantung jenis restoran dan tingkat keramaian dari restoran Anda.

Secara umum, Nestle Professional menyarankan jika restoran Anda termasuk restoran casual dining, maka Anda setidaknya harus menyiapkan satu orang waitress untuk melayani 5 hingga 6 meja per shift.

Untuk pekerja BOH, Anda harus merekrut setidaknya empat pekerja BOH untuk melayani 50 meja per shift-nya.

Jika restoran Anda termasuk restoran fine dining, maka Nestle Professional menyebutkan bahwa akan lebih baik jika satu waitress melayani 3 hingga 4 meja dan enam atau tujuh pekerja BOH untuk melayani 50 meja per shift. Namun, jika restoran Anda termasuk restoran yang self-service, maka Anda tidak perlu merekrut pekerja sebanyak casual dining atau fine dining. Anda cukup merekrut satu waitress untuk melayani 12 meja dan empat pekerja BOH untuk melayani 50 meja per shift.

2. Kenali Pekerja Anda

Setiap orang memiliki sifat dan karakteristik yang berbeda-beda.

Begitu juga halnya para pekerja Anda, setiap pekerja Anda pasti memiliki sifat, kebiasaan, kelebihan, dan kekurangan. Tidak mungkin ada satu pekerja Anda yang tidak memiliki kekurangan apa-apa, atau yang tidak memiliki kelebihan apa-apa.

Perbedaan inilah yang membuat setiap pekerja Anda harus saling membantu dan saling bekerjasama menutupi kekurangan masing-masing, sehingga semua pekerjaan dapat dikerjakan dengan baik.

Nah, Anda sebagai pemilik restoran harus mampu mendeteksi personality traits yang dimiliki oleh setiap pekerja Anda.

Dengan mengetahui personality pekerja Anda, maka Anda dapat menempatkan pekerja pada sebuah peran yang dapat meng-highlight kelebihan dari pekerja Anda tersebut.

Contoh, seseorang yang teliti dan cepat dalam berhitung dapat ditempatkan di posisi kasir, sehingga membuat proses pembayaran dapat menjadi lebih cepat.

Nah, penempatan yang tepat seperti ini dapat membuat konsumen Anda senang, dan tentunya membuat restoran Anda lebih berhasil.

3. Buat Shifting yang Jelas 

Pada umumnya, restoran-restoran menetapkan jumlah jam kerja waktu pekerjanya berdasarkan sistem shift.

Hal ini bertujuan agar pekerja tidak kelelahan bekerja dalam jangka waktu yang panjang. Beberapa restoran menggunakan sistem dua shift per harinya, namun ada juga restoran yang menggunakan sistem tiga shift per harinya.

Pembagian waktu shift bagi pekerja sebaiknya dibuat sejelas mungkin.

Anda harus dapat menentukan waktu tiba, waktu pulang, dan waktu pergantian shift dengan sejelas dan sekonsisten mungkin.

Jangan lupa, pada waktu pergantian shift, Anda harus menyediakan waktu untuk serah terima tugas dari pekerja yang sudah selesai shift ke pekerja yang baru mau memulai shift.

Serah terima pergantian shift ini diperlukan agar pekerja yang sudah selesai shift bisa mendelegasikan pekerjaannya kepada pekerja pada shift berikutnya, seperti menginformasikan hal-hal penting yang perlu ditindaklanjuti oleh pekerja pada shift berikutnya.

Serah terima ini bertujuan agar kedua pekerja yang berbeda shift tersebut dapat menjaga rasa saling percaya.

4. Adakan Briefing Sebelum Memulai Shift

Dalam sebuah perusahaan pada umumnya, briefing diadakan pada pagi hari sebelum memulai kegiatan.

Tetapi untuk industri F&B, terutama di restoran, briefing biasanya diadakan pada pertemuan antar shift sebelum serah terima kepada shift berikutnya.

Briefing ini diadakan untuk menyatukan persepsi dan tujuan kerjasama dalam tim, berkomunikasi antar semua pekerja dan antar semua tim, membuat semua pekerja mengerti tentang apa yang harus dilakukan, membiasakan pekerja tidak canggung untuk menyampaikan ide, mendeteksi masalah atau kendala yang timbul, dan merumuskan solusi dari kendala tersebut (Sumber: Restofocus dan Colleen Egan dari Square Up).

5. Selalu Adaptif terhadap Perubahan yang Terjadi

Adaptif adalah budaya dimana kita harus bisa beradaptasi saat terjadi perubahan.

Nah, bagi seseorang yang menggeluti industri F&B, sifat adaptif ini sangat perlu dimiliki. Hal ini disebabkan karena, seperti yang sudah tertulis pada poin sebelumnya, industri F&B selalu berubah keadaannya setiap harinya.

Oleh karena itulah, jika seseorang yang menggeluti industri F&B ini memiliki sifat adaptif, maka ia dapat dengan mudah menyesuaikan diri dengan keadaan dan tren yang sedang ada saat itu, sehingga restorannya dapat selalu up to date dan tidak pernah lekang terhadap waktu (Sumber: Sling).

Salah satu contoh sikap adaptif ini yaitu pada masa pandemi ini. Anda sudah semestinya tahu, bahwa pada masa pandemi ini, restoran dilarang untuk menerima mendatangkan konsumen di restorannya, tepatnya pada masa PPKM kemarin.

Pembatasan ini menyebabkan banyak konsumen yang lebih banyak memesan makanan takeaway. Hal ini menyebabkan tugas resepsionis dan waitress akan menjadi sangat sedikit.

Oleh karena itu, maka Anda harus memberikan peran FOH yang berbeda kepada mereka, dan Anda harus menempatkan mereka pada bagian yang beban kerjanya menjadi lebih banyak karena pesanan takeaway food yang membludak ini.

Contoh lainnya, jika restoran Anda menyediakan beberapa resep minuman beralkohol dan minuman tersebut semakin banyak disukai pengunjung Anda, maka tidak ada salahnya jika Anda merilis menu minuman beralkohol yang baru.

Hal ini tentu saja membuat minuman beralkohol Anda akan semakin banyak digemari orang.

Untuk mengakomodasi kebutuhan ini, maka Anda dapat melatih beberapa barista Anda untuk dapat meracik minuman beralkohol dan menjadi bartender pada restoran Anda. Dengan begitu, maka permintaan pengunjung terhadap minuman beralkohol dapat Anda akomodir semaksimal mungkin.

Itulah beberapa tips mengelola pekerja dan cara membagi peran pekerja yang dapat Anda terapkan di restoran Anda.

Lewat tips dan cara ini, diharapkan Anda sebagai pemilik restoran tidak lagi kebingungan dalam mengelola pekerja restorannya.

Namun, jika Anda masih bingung bagaimana cara mengelola pekerja atau perlu merekrut pekerja lagi, Workmate dapat menjadi solusi Anda.

Coba gratis selama 30 hari dan buat job post untuk peran yang sudah Anda butuhkan.

Baca juga berbagai insight dalam merekrut karyawan restoran, serta solusi untuk merekrut karyawan yang lebih berkualitas lagi.