Business: 4 Tantangan Dalam Mengelola Shift Kerja
Mengelola penjadwalan shift bisa menjadi hal yang menantang dan menghabiskan banyak waktu. Satu kesalahan atau ketidak hadiran pekerja dalam satu shift saja dapat berdampak pada produktvitas dan target harian bisnis.
Data dari Deloitte Global Trends juga menyatakan bahwa HR/Ops menghabiskan waktu hingga 3.14 jam untuk mengelola penjadwalan shift dan sebanyak 20% manajer menghabiskan waktunya untuk proses penjadwalan manual yang tidak efisien.
Di sisi lain, tidak hanya kesalahan atau misinformasi dalam penjadwalan saja yang merugikan, pekerja pun juga dapat dirugikan apabila harus mengalami miskomunikasi dalam penjadwalan dengan tidak mendapatkan upah pada hari tersebut.
Sejumlah tantangan lainnya yang biasa dihadapi HR/Ops dalam mengelola shift kerja:
4 tantangan mengelola shift kerja
1. Pekerja yang tidak hadir secara mendadak
Apabila terdapat pekerja yang berhalangan secara mendadak, HR/Ops harus dapat segera menemukan pengganti dari pekerja tersebut dan untuk menemukan pekerja pengganti.
HR/Ops harus bekerja lagi dua kali, hal ini tentu menjadi inefisien karena melibatkan sejumlah proses lainnya sepert meninjau kembali daftar shift, mengkomunikasikannya lagi dengan tim dan pekerja penggantinya belum lagi apabila bisni sedang berada di momen yang membutuhkan.
2. Data dan laporan yang tidak terorganisir
Spreadsheet yang terpisah-pisah, data yang tidak pada satu tempat berakibat pada miskalkulasi dalam penggajian pekerja. Seringkali proses absensi pun jadi memakan waktu yang banyak karena adanya kesalahan-kesalahan tersebut.
Kesalahan yang perlu diperbaiki dalam data absensi juga memakan waktu para HR/Ops seringkali pekerja pun terpaksa menunggu untuk mendapatkan upahnya saat penggajian, hal ini tentu akan berdampak pada tingkat kepuasan pekerja pada perusahaan, pekerja yang tidak merasa puas atau merasa dihargai lebih mungkin untuk memilih mengundurkan diri.
3. Skala pekerja yang besar
Banyaknya pekerja yang harus dikelola sangat rentan terhadap kesalahan atau human-error. Jumlah yang harus dikalkulasi dan dipantau bisa mencapai ribuan akan menjadi inefisien apabila HR/Ops tidak melakukan evaluasi secara berkala pada proses penjadwalan, belum lagi dengan penggunaan sistem penjadwalan yang manual.
Data dari laporan Deloitte Global Human Capital Trends menyatakan bahwa 174% responden lebih mungkin untuk mengundurkan diri jika tidak ada proses penjadwalan yang efektif dan dilakukan secara real-time.
4. Media komunikasi yang tidak efektif
HR/Ops harus secara berkala memberitahu update jadwal shift pekerja melalui platform komunikasi seperti grup Whatsapp yang rentan akan miskomunikasi.
Komunikasi melalui grup chat seringkali sulit dikendalikan dan sering diisi dengan pesan yang tidak relevan dari pekerja lain, hal ini menyebabkan pekerja melewatkan pembaruan jadwal atau misinformasi terkait shift yang baru saja diberikan.
Mulai beralih pada sistem penjadwalan shift yang lebih efisien, akurat dan terintegrasi dan katakan selamat tinggal pada proses yang rentan akan kesalahan, miskomunikasi dan ketidakuratan.
Mulai coba gunakan platform kami atau konsultasikan pada tim Workmate, semua secara gratis! Klik di sini.
Temukan solusi lengkap untuk sistem penjadwalan Anda dalam Ebook kami: Panduan Sistem Penjadwalan Shift yang Lebih Efektif dengan klik di sini.
