Business: Tips Menghemat Biaya Operasional Restoran saat Pandemi

Adanya dampak pandemi yang cukup signifikan yang terjadi di Indonesia menyebabkan banyak tren yang berubah di industri F&B. Mengenai tren ini, Anggara Pernano dari Ekonomi Bisnis mengutip wawancaranya dengan Riris Amaliyah, manajer dari Moka Indonesia. Dalam wawancara tersebut, Riris menyebutkan bahwa di 13 kota dari 17 kota yang diteliti, industri F&B merupakan industri yang paling terdampak akibat dari pandemi ini, dengan rata-rata pendapatan hariannya menurun sebesar 32%.

Dari 13 kota yang terdampak itu, Bali dan Surabaya merupakan dua kota yang mengalami pendapatan harian yang paling menurun jika dibandingkan dengan 11 kota lainnya. Penurunan ini tidak tanggung-tanggung besarnya, dimana di Surabaya mengalami penurunan sebesar 26%, sementara Bali mengalami penurunan sebesar 18%.

Adanya penurunan ini bukan berarti kondisi industri F&B terus menerus buruk. Pasalnya, Riris menyebutkan bahwa ada tren baru yang muncul di industri F&B karena adanya pandemi ini. Tren baru tersebut yaitu meningkatnya jumlah pembelian makanan yang dibawa pulang (takeaway food), yaitu sebesar 7% dari bulan Januari hingga Februari 2020.

Beberapa fakta yang disajikan oleh Riris ini menunjukkan bahwa semua pihak yang bergerak di bidang industri F&B ini harus mengubah strategi lagi agar usahanya dapat terus eksis di tengah pandemi. Beberapa hal yang sudah dilakukan oleh pelaku industri F&B salah satunya adalah dengan mengurangi biaya operasional restoran, dengan cara mengurangi jumlah pekerja, atau menutup sementara restorannya.

Agar biaya operasional restoran dapat ditekan semaksimal mungkin, maka Anda sebagai pemilik restoran harus melakukan manajemen operasional restoran. Artikel kali ini akan menjelaskan secara singkat apa itu manajemen operasional restoran, serta beberapa tips sederhana yang dapat Anda gunakan untuk memperkecil business cost dan mengelola operasional restoran Anda.

Upaya Apa Saja yang Dilakukan Restoran di Masa Pandemi Ini?

Industri F&B merupakan salah satu industri yang terkena dampak cukup signifikan dari pandemi ini. Turunnya pendapatan yang dialami berdampak pada pemotongan biaya operasional restoran. Upaya untuk meminimalisir operasional restoran ini pun juga berdampak pada beberapa aspek, seperti:

• Penutupan sementara toko fisik
• Melakukan efisiensi dengan merumahkan pekerja atu memotong upah
• Mengurangi jam produktif, dsb

Apa saja yang dapat dioptimalkan agar bisnis dapat tetap berjalan namun tanpa harus menambah beban pada pengeluaran?

Dalam artikel ini kami akan membaginya pada dua aspek, yaitu dari segi business cost dan operasional restoran secara praktis.

Bagaimana Langkah Meminimalisir Business Cost Saat Pandemi?

Perlu dicatat, bahwa tiap bisnis memiliki budgeting yang unik, dalam artikel ini mari kita coba lihat dari fundamental dalam mengelola business cost Anda.

• Merancang dan melaksanakan cost control measure atau mengontrol pengeluaran untuk meminimalisir pengeluaran (Cost Reduction)
• Meningkatkan visibilitas pengeluaran sekaligus mengurangi total pengeluaran (Spend Management)
• Mengoptimalkan kedua proses; cost reduction dan spend management

Langkah apa saja yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi pengeluaran atau cost reduction? Berikut ini sejumlah langkah yang dapat Anda lakukan

Strategi untuk Cost Reduction

1. Merancang Cost Control Measure (CCM)

CCM, atau ukuran kontrol biaya merupakan suatu sistem yang diterapkan pada industri F&B untuk mengontrol dan meminimalisir pengeluaran (cost reduction). Dengan Anda merancang CCM, maka Anda dapat menghitung serta mengantisipas biaya yang rutin dikeluarkan oleh restoran Anda.

identifikasi kembali jangka panjang dan jangka pendek budgeting/anggaran restoran Anda, prioritaskan agar cashflow tetap aman dan sehat, dan mengatur kembali pengeluaran terbesar Anda. Dengan Anda melakukan beberapa strategi ini, maka Anda akan mengetahui dengan jelas sisa budget restoran Anda, kondisi cashflow, serta biaya terbesar yang selama ini Anda keluarkan, sehingga Anda dapat merancang strategi baru untuk dapat menekan pengeluaran restoran Anda.

2. Identifikasi kembali budgeting jangka pendek dan jangka panjang Anda

1. Ulas kembali budgeting Anda dari segi: fixed expense dan variable expense
2. Prediksikan skenario terbaik dan terburuk
3. Rancang strategi untuk masa setelah pandemi selesai

3. Utamakan cashflow aman dan stabil

Cashflow yang aman merupakan prioritas utama dalam masa ini, terutama bagi Anda pemilik bisnis kecil yang mungkin kesulitan untuk mendapatkan atau memiliki akses untuk kredit usaha. Apa saja langkah yang dapat Anda ambil untuk cashflow yang lebih stabil?

1. Tinjau pengeluaran untuk gaji dan personalia dan tanyakan hal berikut: "apakah perlu menerapkan kerja paruh waktu? apakah perlu memberlakukan sistem work from home? dan bagaimana minimalisir pengeluaran untuk kegiatan bisnis di luar kantor?"
2. Minimalisir perekrutan untuk peran full-time
3. Identifikasi kembali proyek non-esensial, kontrak dengan vendor mau pun pekerja lepas
4. Komunikasikan dengan transparan dan jelas pada vendor apabila ada hal yang perlu Anda negosiasikan kembali

4. Atur kembali atau rancang ulang pengeluaran terbesar Anda

Apabila Anda memiliki rencana untuk membuka branch terbaru, membeli sejumlah aset yang terbilang tidak murah atau melakukan banyak kegiatan marketing yang membutuhkan budget yang juga tidak sedikit. Anda perlu meninjaunya kembali, mungkin Anda dapat menundanya untuk kuarter selanjutnya setelah Anda sudah memiliki rencana yang lebih baik.

5. Rencanakan pembagian kerja yang adil dan tidak memihak

Salah satu tips mengelola restoran yang dapat Anda terapkan yaitu mengefektifkan pekerja yang Anda miliki. Selain berdasarkan jumlah pekerja, Anda juga dapat mengefektifkan pekerja lewat pembagian kerja yang adil.

Pastikan pembagian kerja para pekerja Anda terarah, agar setiap peran pekerja dapat terspesifikasi dengan baik dan tanggung jawab dapat terbagi dengan rata (Sumber: Unilever Food Solutions). Anda juga dapat beralih pada sistem shift atau bahkan merekrut pekerja tambahan dengan status pekerja harian.

Strategi untuk Spend Management

Prioritas tertinggi dalam spend management adalah melakukan tindakan secepat mungkin dari pengeluaran esensial dan non-esensial. Terutama pada pengeluaran non-esensial yang dapat berakibat pada resikonya pengeluaran berlebih ketika masa pandemi.

• Manfaatkan teknologi SaaS untuk spend management Anda, sehingga Anda dapat mengelola dan memantau pengeluaran dan pemasukan lebih detail lagi.
• Identifikasi pengeluaran non-esensial. Pengeluaran non-esensial termasuk pengeluaran yang apabila Anda kurangi atau hilangkan tidak akan mendisrupsi hal fundamental lain. Apa saja hal yang dimaksud dari poin ini? Anda mungkin dapat melihat adanya pengeluaran non-esensial dari poin di bawah ini:

1. Pengeluaran untuk kebutuhan riset dan pengembangan
2. Pengeluaran untuk kantor (misal: supply untuk kebutuhan rekresional di jam kerja)
3. Renovasi kantor
4. Penggunaan kartu kredit bisnis
5. Pelatihan, konferensi, kegiatan team-building

7 Tips Tambahan untuk Operasional Restoran Anda

1. Komunikasi Antar Bisnis & Pelanggan

Lakukan komunikasi yang intens dan transparan dengan pekerja, vendor mau pun pihak lainnya yang masih terlibat dalam bisnis Anda. Tidak hanya itu saja, kostumer/pelanggan juga tetap perlu Anda rangkul untuk berkomunikasi. Gunakan media sosial untuk mulai berkomunikasi dengan pelanggan dan sebagai wadah untuk Anda melakukan promosi, mengetahui tren/market

2. Marketing Plan

Ini adalah masa yang tepat untuk berkomunikasi dan semakin dekat dengan kostumer/pelanggan Anda. Gunakan kreativitas Anda dan pahami market/audiens Anda untuk mulai dapat menjangkau mereka.
Media sosial merupakan salah satu media yang bisa Anda manfaatkan untuk berbagi dan menginformasikan promo menarik.
Namun apabila selama ini usaha marketing Anda biasanya dilakukan oleh pihak ketiga, dalam masa pandemi ini, ada baiknya Anda menyusun strategi marketing yang sesuai dengan budget yang sudah Anda rencanakan terlebih dahulu sehingga Anda dapat beralih menggunakan tim in-house marketing Anda.

3. Efektifkan jumlah pekerja

Agar restoran Anda dapat berjalan dengan baik, tentunya Anda harus merekrut beberapa pekerja, apalagi restoran Anda sedang berkembang dengan pesatnya. Kehadiran pekerja pada restoran Anda tentu membuat Anda bekerja lebih efektif, sehingga restoran Anda pun dapat menyenangkan lebih banyak pengunjung.

Namun, saat pandemi seperti ini, Anda harus mengatur lebih ketat perihal jumlah pekerja ini. Anda harus kembali mengefektifkan jumlah pekerja Anda, agar operasional restoran Anda dapat berjalan dengan baik dan tetap mempekerjakan karyawan dengan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan restoran Anda.

Tentu, hal ini cukup menyulitkan bagi Anda, karena berbicara mengenai masalah ketenagakerjaan harus melibatkan banyak faktor, seperti permasalahan operasional, standar customer service, kebutuhan pekerja Anda, dan hukum ketenagakerjaan.

Anda bisa mengefektifkan jumlah pekerja Anda berdasarkan prediksi hasil penjualan restoran Anda. Dengan memprediksi hasil penjualan Anda, maka Anda dapat mengefektifkan jumlah pekerja yang Anda miliki (Sumber: Gabe Flores dari Restaurant 365).

4. Software akan sangat membantu Anda

Bagi Anda yang sudah beralih menggunakan software POS, hal ini akan sangat membantu Anda dalam menilai makanan atau minuman apa yang menjadi favorit dari kosturmer/pelanggan Anda dan mana makanan yang tidak terlalu populer. Data ini tentu dapat Anda gunakan sebagai salah satu strategi penjualan Anda.

Selain itu dengan menggunakan POS, Anda juga dapat memahami bagaimana pemasukan Anda dalam sehari dan dari minggu ke minggu, yang kemudian dapat Anda analisa sebagai salah satu upaya yang relevan pada cost reduction yang sudah dibahas sebelumnya. Jadikan data ini sebagai perbandingan dari pengeluaran untuk operasional dan pengeluaran untuk bahan makanan secara garis besarnya.

5. Perhatikan Tren di Bidang Kuliner Saat ini

Hasil wawancara Anggara Pernano dengan Riris Amaliyah yang sudah dipaparkan pada awal artikel menunjukkan bahwa pada masa pandemi ini, ada tren yang baru muncul di industri F&B, yaitu takeaway food. Jika restoran Anda sedang berusaha untuk mengembangkan sayap ke ranah yang lebih luas, maka tidak ada salahnya jika restoran Anda lebih memfokuskan diri untuk mengembangkan hidangan takeaway Anda, agar hidangan tersebut dapat terlihat lebih menarik di mata konsumen.

Selain tren takeaway ini, tentu ada banyak tren lainnya yang baru merembak di industri F&B ini. Nah, tidak ada salahnya jika Anda sebagai salah satu pelaku industri F&B senantiasa mengikuti arus tren ini. Misalkan, jika pada media sosial TikTok sedang muncul tren minuman baru yang bernama kopi dalgona, maka tidak ada salahnya jika restoran Anda menyediakan menu kopi dalgona saat kopi tersebut sedang trending.

7. Beralih pada sistem delivery

Beralih pada delivery online adalah salah satu cara paling tepat agar pemasukan tetap terjaga. Dengan memberlakukan sistem delivery Anda juga dapat membuat berbagai promo menarik untuk menarik minat para kostumer/pelanggan Anda dan dapat menjangkau area yang lebih luas lagi.

Anda bisa memanfaatkan dua cara untuk mulai memberlakukan sistem pengantaran ini: melalui aplikasi pihak ketiga atau melalui inisiatif restoran Anda sendiri, yang dimana apabila Anda memberlakukan sistem delivery tanpa pihak ketiga Anda akan membutuhkan pekerja tambahan seperti kurir.

Demikian rangkaian tips bagi Anda para pemilik restoran di tengah pandemi ini. Kesimpulannya, pastikan Anda dapat mengelola anggaran serta pengeluarannya, serta manfaatkan software yang tepat untuk mendukung resto Anda, rekrut pekerja berkualitas sesuai dengan kebutuhun serta kemampuan Anda, perhatikan pula kontrak kerja dan status pekerja yang akan Anda rekrut.

Butuh pekerja tambahan untuk restoran Anda? Coba gratis Workmate selama 30 hari dan mulai buat job post sekarang!